Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

24.12.2021

ВОПРОС

Предприятие определило перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения (ДСП).

Необходимо ли конкретно указывать документ, в котором находятся данные сведения, и эти документы фиксировать в отдельных журналах в структурных подразделениях (например, на сегодня и далее дополнять, а в последующем указывать в них всю информацию: о тиражировании, снятии и т. д.)? Кто наносит гриф ДСП: сотрудник, который обладает этой информацией, либо работник службы ДОУ?

ОТВЕТ

Отсутствует обязанность вести отдельный перечень (реестр, журнал и т. д.) документов, содержащих сведения, относящиеся к служебной информации ограниченного распространения. Проставление грифа определяется ЛПА организации.

Такие документы учитываются в регистрационно-контрольных формах. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (в регистрационно-контрольных карточках);

• журнальной (ч.2 п.6 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783).

Регистрационно-контрольные формы заводятся отдельно для входящих документов, исходящих и внутренних документов, распорядительных документов. Информацию о тиражировании допускается указывать в вышеназванных регистрационно-контрольных формах или в отдельной учетной форме, которая законодательством не установлена, согласно ч.2 п.8 Положения № 783.

Руководитель государственного органа, юрлица в пределах своей компетенции уполномочивает должностных лиц на принятие решения об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения и проставлении на документах, содержащих такие сведения, ограничительного грифа «Для служебного пользования» (абз.3 п.2 Положения № 783).

Соответственно, порядок проставления ограничительного грифа должен быть определен в ЛПА организации. Как правило, ограничительный гриф проставляет исполнитель документа, который готовит проект документа.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.