ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ: БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Понятие представительских расходов и их перечень

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

Организации все чаще несут расходы на проведение встреч, презентаций, переговоров с деловыми партнерами для установления деловых контактов, популяризации товарных знаков и видов товаров, работ, услуг - так называемые представительские расходы.

Представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с организацией (подп.3.1. ст.16 приказа Министерства торговли Республики Беларусь от 20.09.2002 № 86 «Об утверждении Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 июля 2021 г. следует руководствоваться Методическими рекомендациями по документальному оформлению и учету товарных операций, составу и учету расходов на реализацию в организациях торговли и общественного питания, утв. приказом МАРТ от 10.06.2021 № 130.

С 1 января 2011 г. снято ограничение по учету при налогообложении представительских расходов в пределах норм, установленных Президентом Республики Беларусь, содержавшееся ранее в подп.1.5 п.1 ст.131 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК). В связи с этим организации вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности, также не установлено ограничений по количеству и составу участников делегации, то есть ее участниками могут быть представители как иностранных, так и белорусских деловых партнеров.

Исходя из практики, в перечень представительских расходов можно включить следующие:

• проживание представителей иногородних и иностранных делегаций;

• аренда помещений для проведения переговоров, презентаций;

• транспортное обслуживание;

• услуги переводчиков;

• музыкальное сопровождение переговоров, презентаций;

• расходы на рекламную продукцию;

• культурное обслуживание (расходы на кофе-паузы и др.);

• прочие расходы.

Важно, чтобы расходы на официальный прием были экономически целесообразны и документально подтверждены.

Документальное оформление представительских расходов

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон № 57-З). Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п.5 ст.10 Закона № 57-З).

Перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно разделить на два блока:

1) документы, которые необходимо оформить до момента проведения мероприятия (предварительные):

- приказы, распоряжения, которые утверждают лиц, которые будут ответственны за финансовые и организационные вопросы мероприятия;

- план проведения мероприятий с указанием целей и задач, приблизительного времени мероприятия, лиц, которые будут выступать, время для кофе-пауз и пр.;

- смета расходов мероприятия с указанием конкретных статей и сумм расходов;

- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, презентациях;

- порядок выдачи под отчет сумм на расходы по приему делегаций, проведению переговоров, презентаций в случае, если расходы оплачиваются наличными денежными средствами;

2) документы, подтверждающие факт проведения мероприятия (итоговые):

- отчеты ответственных лиц с описанием обсуждаемых вопросов, достигнутых договоренностей. К отчетам можно приложить копии заключенных договоров, а также проекты договоров, которые могут быть заключены в будущем;

- авансовые отчеты расходования наличных денежных средств с приложением подтверждающих документов (чеки, накладные, акты).

Справочно Сроки и порядок представления отчетов об израсходованных суммах в бухгалтерию организации установлены в п.35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107). Документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), и необходимые реквизиты, которые они должны содержать, перечислены в п.37 Инструкции № 107.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

- акты, накладные и другие документы в случае оплаты товаров, работ, услуг в безналичном порядке.

Справочно Более подробную информацию о порядке документального оформления представительских расходов с примерами составления документов см. в пособии «Представительские расходы: документальное оформление».

Бухгалтерский учет представительских расходов

Исходя из сущности представительских расходов, они относятся к затратам по текущей деятельности организации, которые могут быть учтены в зависимости от специфики деятельности организации и цели проведения переговоров, презентаций:

• на счете 20 (в случае, если они связаны с производством определенного вида продукции, выполнением определенного вида работ, оказанием определенного вида услуг);

• на счете 25 (связанные с производством нескольких видов продукции, выполнением нескольких видов работ, оказанием нескольких видов услуг);

• на счете 26 (если они относятся к управленческой деятельности);

• на счете 44 (если они связаны с расходами на реализацию).

При отражении представительских расходов в бухгалтерском учете следует руководствоваться:

• Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее - Инструкция № 50);

• Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102).

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Налоговый учет представительских расходов

Подоходный налог

Плательщиками подоходного налога с физических лиц признаются физические лица (ст.152 НК).

При определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (часть первая п.1 ст.156 НК).

К доходам, полученным плательщиком в натуральной форме, в том числе относится оплата (полностью или частично) за него организациями питания, отдыха (подп.2.1 п.2 ст.157 НК).

Объектом налогообложения подоходным налогом не признаются доходы, полученные плательщиками в размере оплаты организациями расходов на проведение презентаций, юбилеев, банкетов, совещаний, культурных, представительских мероприятий, связанных с осуществляемой ими деятельностью (подп.2.2 п.2 ст.153 НК).

Налог на добавленную стоимость

Объектами налогообложения налогом на добавленную стоимость признаются обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь, включая обороты по безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), имущественных прав (подп.1.1.3 п.1 ст.93 НК).

Реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав признаются отчуждение товара одним лицом другому лицу (выполнение работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу), передача имущественных прав одним лицом другому лицу на возмездной или безвозмездной основе вне зависимости от способа приобретения прав на товары (результаты выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав или формы соответствующих сделок (п.1 ст.31 НК).

Безвозмездной передачей товаров (работ, услуг), имущественных прав признаются передача товаров (работ, услуг), имущественных прав без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты.

Не признаются реализацией передача товаров (выполнение работ, оказание услуг), имущественных прав потребителю рекламы при отсутствии оплаты или иного встречного исполнения обязательства, если указанные товары (работы, услуги), имущественные права являются объектами рекламирования и (или) содержат информацию об объектах рекламирования (за исключением рекламных услуг, оказываемых рекламодателям) (подп.3.5 п.3 ст.31 НК).

Поскольку оборот по передаче произведенных товаров потребителю рекламы безвозмездно в целях ее рекламы в ходе осуществления встреч, презентаций, переговоров не признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость, то соответственно этот оборот в налоговой декларации (расчете) по налогу на добавленную стоимость не отражается.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 февраля 2019 г. следует руководствоваться формой налоговой декларации (расчета) по налогу на добавленную стоимость согласно приложению 1 к постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 № 2.

Предъявленные суммы НДС принимаются организацией к вычету независимо от даты проведения расчетов за приобретенные продукты после отражения сумм НДС в бухгалтерском учете и книге покупок, если ее ведение осуществляется в организации (подп.2.1 п.2, часть первая п.3, п.6 ст.107 НК).

Налоговые вычеты по НДС производятся на основании документов, определенных п.5 ст.107 НК.

Налог на прибыль

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 НК).

При рассмотрении вопроса об отнесении представительских расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, аналогично как и расходов по проведению собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний, следует исходить из их необходимости в процессе организации оказания услуг, что должно быть подтверждено документально, как и фактическое их осуществление (письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 02.02.2011 № 2-2-10/10134).

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено Налоговым кодексом, исходя из затрат, определенных с учетом положений ст.30¹ НК, и отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (предварительная или последующая) (п.2 ст.130 НК).

При налогообложении прибыли расходы на рекламу учитываются в составе затрат по производству и реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п.1 ст.130 НК).

Обратите внимание! В затраты не включаются расходы на организацию досуга или отдыха в ходе проведения рекламных акций, а также при проведении собраний, конференций, семинаров (подп.1.71 п.1 ст.131 НК). Расходы на приобретение спиртных напитков не включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Примечание 1. Организация может оплатить представительские расходы наличными деньгами. При этом данная сумма наличных денег включается в фактический размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями и не может превышать 100 базовых величин на протяжении одного дня (п.69 Инструкции № 107).

Также организации необходимо соблюсти очередность платежей, которая установлена п.2 Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359, и требования, указанные в п.8 Инструкции № 107.

Примечание 2. Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие розничную торговлю, при продаже товаров не вправе принимать от физического лица платеж наличными деньгами в размере более 1 000 базовых величин (подп.1.1 и 1.3 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2014 № 493).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 сентября 2017 г. следует руководствоваться подп.1.3 п.1 Указа № 493 в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 09.03.2017 № 71. Комментарий см. здесь. С 3 мая 2021 г. следует руководствоваться подп.1.1 п.1 Указа № 493 с учетом изменений, внесенных Указом от 01.02.2021 № 37. Комментарий см. здесь.

09.02.2016

Татьяна Герасимович, аудитор, DipIFR