Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Понятие представительских расходов и необходимость их документального оформления

Расходы организаций и индивидуальных предпринимателей на представительские цели представляют собой расходы по приему и обслуживанию делегаций и отдельных лиц, участвующих в переговорах по налаживанию деловых связей и установлению сотрудничества, обсуждению проектов, организации проведения собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний. Представительские расходы могут включать расходы на проживание, питание, культурные мероприятия, бытовые услуги, услуги переводчика, транспортные услуги.

При рассмотрении вопроса об отнесении представительских расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, аналогично как и расходов по проведению собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний, следует исходить из их необходимости в процессе организации оказания услуг, что должно быть подтверждено документально, как и фактическое их осуществление (письмо Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 02.02.2011 № 2-2-10/10134 «О представительских расходах»).

Для обоснованного включения представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) и в состав затрат, принимаемых в целях налогообложения, необходимо правильно оформить представительские расходы.

Рассмотрим порядок документального оформления представительских расходов, участвующих при расчете налога на прибыль, в целях отнесения их на затраты.

Перечень и содержание документов, которыми оформляются представительские расходы

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее - Закон № 57-З).

Законодательством не установлены конкретные перечень и формы документов, которыми должны быть оформлены представительские расходы.

Организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (часть вторая п.4 ст.10 Закона № 57-З).

При этом первичный учетный документ обязательно должен содержать сведения, перечисленные в п.2 ст.10 Закона № 57-З.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные сведения (часть вторая п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее совершения (п.5 ст.10 Закона № 57-З).

Чтобы представительские расходы можно было отнести в состав налогооблагаемых (и это не вызвало бы вопросов у контролирующих органов), следует внимательно и обоснованно составлять все необходимые документы. Предлагаем перечень таких документов.

Обратите внимание! В зависимости от конкретных условий организация самостоятельно может разработать необходимые документы.

Примерный перечень документов организации, которыми оформляются представительские расходы

1. Положение об учете представительских расходов организации. Включает:

- порядок приема делегаций;

- назначение ответственных лиц (перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах);

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы (перечень лиц, которые могут получать под отчет средства на указанные расходы);

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов (формы документов);

- форма осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы.

2. Приказ о приеме иностранной делегации. Содержит следующую основную информацию:

- назначение ответственного за проведение официального мероприятия;

- назначение ответственного за организацию приема;

- назначение ответственных работников, сопровождающих иностранную делегацию;

- производственную цель визита иностранной делегации (например, проведение переговоров по заключению контракта на поставку товара (работ, услуг));

- производственную цель проведения представительского мероприятия (например, мониторинг в целях поиска новых рынков сбыта товаров (работ, услуг); поиск ассортиментного перечня новых товаров);

- время пребывания делегации;

- количество членов делегации;

- обеспечение профессионального перевода с языка членов делегации;

- обеспечение расходов по приему гостей принимающей стороной (например, полностью, частично);

- срок представления отчета о произведенных представительских расходах.

3. Приглашение иностранной делегации. Содержит следующую информацию:

- фамилия, имя, отчество, номер паспорта приглашаемого лица, гражданство, занимаемая должность;

- конкретную цель визита;

- сроки визита;

- обязательства приглашающей стороны по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами.

Приглашение подписывается руководителем и скрепляется печатью организации. Приглашение может быть адресовано как приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь для получения визы иностранной делегацией. В некоторых случаях двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд. В настоящее время безвизовый въезд в Республику Беларусь разрешен российским гражданам.

4. Программа пребывания иностранной делегации. Должна предусматривать:

- дату, место и сроки проведения мероприятий;

- количество приглашенных лиц и участников с указанием их фамилий, имен, отчеств и должностей;

- своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого места проживания делегации;

- места питания;

- персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;

- содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;

- получение и доставка багажа, транспортное обеспечение;

- помощь в размещении в гостинице;

- работу переводчиков и т. п.

5. Плановая смета представительских расходов. Разрабатывается исходя из плана соответствующих мероприятий с указанием конкретных статей расходов. Утвержденная руководителем смета служит основанием для выдачи в подотчет денежных средств ответственному за прием лицу, а также для безналичных перечислений по счетам организаций, оказывающих услуги по приему.

6. Акт о списании представительских расходов. В акте отражаются все фактически произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации.

7. Отчет о проведении официального приема иностранной делегации с отражением результатов переговоров. Указанный отчет составляется по окончании мероприятия.

Алгоритм документального оформления представительских расходов

Документальное оформление представительских расходов

Ситуация Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «А» для обсуждения условий делового сотрудничества и подписания контракта на поставку товаров в период с 23 по 26 ноября 2015 г. пригласило в г. Минск иностранную делегацию, представляющую компанию «С» Ltd, Китай.

Порядок документального оформления представительских расходов следующий.

1. В ООО «А» разработано и утверждено приказом руководителя положение об учете представительских расходов организации.

ПОЛОЖЕНИЕ
о представительских расходах

Настоящее положение о представительских расходах общества с ограниченной ответственностью ООО «А» (далее - Положение) разработано в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь в целях регламентирования порядка надлежащего оформления, списания представительских расходов, их бухгалтерского и налогового учета.

1. Общие положения о представительских расходах

1.1. Представительскими расходами признаются расходы на официальный прием, обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества и не являющихся работниками общества с ограниченной ответственностью «А» (далее - общество, ООО «А»).

1.2. К представительским расходам относятся расходы:

1.2.1. на проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

1.2.2. транспортное обеспечение доставки данных лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

1.2.3. оплату проживания иностранной делегации;

1.2.4. буфетное обслуживание во время переговоров и совещаний;

1.2.5. оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий;

1.2.6. оплату культурно-развлекательных мероприятий;

1.2.7. другие расходы, связанные с проведением переговоров, встреч.

1.3. Официальный прием - мероприятие, направленное на установление или поддержание партнерских отношений, а также подписание договоров, соглашений о сотрудничестве, иных документов, проводимое с участием официальных лиц сторонней организации.

1.4. Для настоящего Положения к официальным лицам ООО «А» относятся:

1.4.1 директор, действующий на основании устава;

1.4.2. руководители подразделений общества в пределах их компетенции, иные должностные лица, ответственные за прием и обслуживание официальных делегаций, уполномоченные руководителем;

1.4.3. список официальных лиц устанавливается приказом, ежегодно утверждаемым директором ООО «А»;

1.4.4. в случае необходимости к участию в конкретном мероприятии могут привлекаться работники, выполняющие вспомогательные функции (референты, юристы, переводчики), перечисленные в программе конкретного мероприятия, утверждаемой в порядке, предусмотренной Положением, и приравниваемые к официальным лицам на период проведения конкретного мероприятия.

1.5. Для Положения к официальным лицам - представителям других организаций относятся:

1.5.1. лица, входящие в состав делегации организации, участвующей в переговорах;

1.5.2. должностные лица, которым в соответствии со служебными полномочиями предоставлено право проведения переговоров либо подписания договоров и соглашений о сотрудничестве, либо инициирования подписания таких договоров и соглашений, а также лица, непосредственно курирующие реализацию заключенных договоров и соглашений;

1.5.3. физические лица, которым право на подписание договоров, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов разногласий и иных гражданско-правовых и процессуальных документов от имени представляемой организации предоставлено на основании доверенности, выданной руководящими органами такой организации.

2. Порядок формирования представительских расходов

2.1. Источником формирования представительских расходов являются средства, полученные ООО «А» от предпринимательской деятельности.

2.2. Общество с ограниченной ответственностью «А» самостоятельно определяет порядок проведения представительских мероприятий.

2.3. Формирование размера средств, относимых на представительские расходы, осуществляется в соответствии с плановой сметой представительских расходов ООО «А» (далее - смета) на текущий календарный год.

2.4. Порядок и сроки составления сметы утверждаются руководителем организации на текущий календарный год.

3. Порядок получения и использования средств

3.1. Перед проведением представительского мероприятия ответственное лицо, на которое возложена обязанность по подготовке мероприятия, разрабатывает программу пребывания иностранной делегации.

3.2. Программа пребывания иностранной делегации представляется на утверждение директора за подписью официального лица ООО «А», инициировавшего проведение мероприятия либо отвечающего за его проведение.

3.3. Если услуги по обслуживанию представительских мероприятий оказываются сторонними организациями, официальное лицо, ответственное за проведение такого мероприятия, вместе с программой проведения мероприятия представляет также договор на оказание таких услуг.

3.4. Утвержденная руководителем смета служит основанием для предоставления указанному официальному лицу денежных средств на оплату представительских расходов.

3.5. Оплата представительских расходов может производиться как наличными денежными средствами, выданными под отчет, так и в безналичном порядке.

3.6. По окончании мероприятия официальным лицом составляется отчет о проведении мероприятия и акт, подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных учетных документов в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

3.7. Акт, отчет и первичные учетные документы, а также неизрасходованные денежные средства подлежат передаче в бухгалтерию в течение 3 дней с даты окончания мероприятия.

2. Издан приказ о приеме иностранной делегации.

Общество с ограниченной ответственностью «А»
(ООО «А»)

ПРИКАЗ

17.11.2015 № 17

г. Минск

О приеме иностранной делегации

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества для заключения контракта на поставку товаров

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями компании «С» Ltd, Китай в количестве трех человек в период с 23.11.2015 по 26.11.2015.

2. Ответственным за прием иностранной делегации компании «С» Ltd назначить начальника отдела маркетинга Павлову П.П.

3. Начальнику отдела внешнеэкономической деятельности Светлову С.С. в срок до 18.11.2015 направить приглашение иностранной делегации для участия в переговорах.

4. Начальнику отдела маркетинга Павловой П.П. в срок до 19.11.2015 подготовить и представить на утверждение программу пребывания иностранной делегации компании «С» Ltd.

5. Начальнику отдела маркетинга Павловой П.П. в срок до 19.11.2015 подготовить и представить на утверждение смету расходов на прием иностранной делегации.

6. По окончании мероприятия начальнику отдела маркетинга Павловой П.П. представить акт о списании представительских расходов с приложением подтверждающих документов в срок до 01.12.2015.

7. Начальнику отдела маркетинга Павловой П.П. представить отчет о проведении официального приема иностранной делегации в срок до 01.12.2015.

8. Начальнику отдела кадров Краснову К.К. заключить договор подряда на оказание услуг переводчика с физическим лицом, не состоящим в штате компании ООО «А».

С приказом ознакомлены…

3. Оформлено приглашение иностранной делегации.

Один из документов визовой поддержки, подтверждающий цель и условия визита, для оформления краткосрочной визы (тип С) в целях осуществления деловой поездки - приглашение иностранной делегации (оригинал ходатайства юридического лица). Ходатайство должно быть оформлено на фирменном бланке с указанием полного наименования юридического лица, его места нахождения и телефона, а также обязательства юридического лица по соблюдению иностранцем правил пребывания на территории Республики Беларусь, скреплено печатью юридического лица.

Обратите внимание! При приеме иностранной делегации или иностранных граждан необходимо учитывать нормы: • Правил пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.01.2006 № 73; • Положения о порядке использования миграционной карты, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.02.2006 № 142.

4. Разработана программа пребывания иностранной делегации.

Программа пребывания иностранной делегации
в организации ООО «А» в период с 23.11.2015 по 26.11.2015

Цель: поддержание взаимовыгодного сотрудничества и заключение контракта на поставку товаров.

Ответственный за проведение мероприятия: начальник отдела маркетинга Павлова П.П.

Страна постоянного пребывания иностранной делегации: Китай.

Наименование компании: «С» Ltd.

Количество участников иностранной делегации: три человека (с указанием Ф.И.О.).

Срок пребывания иностранной делегации: с 23.11.2015 по 26.11.2015.

Для пребывания иностранной делегации предусмотрена следующая программа.

5. Составлена смета расходов на прием делегации.

6. Утвержден акт о списании представительских расходов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 установлена новая форма товарной накладной (ТН-2).

7. Составлен отчет о проведении официального приема иностранной делегации.

ОТЧЕТ
о проведении официального приема иностранной делегации

В соответствии с приказом руководителя ООО «А» от 17.11.2015 № 17 проведен официальный прием иностранной делегации и переговоры с представителями компании «С» Ltd, Китай.

Цель приема иностранной делегации: поддержание взаимовыгодного сотрудничества и заключение контракта на поставку товаров.

Место проведения переговоров: помещение офиса ООО «А».

Количество участников иностранной делегации: три человека (с указанием Ф.И.О.).

Срок пребывания иностранной делегации: с 23.11.2015 по 26.11.2015.

В соответствии с утвержденной программой пребывания иностранной делегации проведены следующие официальные мероприятия:

1) 23.11.2015 - презентация-информирование о качестве, достоинствах, преимуществах товара компании «С» Ltd;

2) 24.11.2015 - деловые переговоры со специалистами ООО «А» по заключению контракта на поставку товара;

3) 25.11.2015 - протокольная встреча с руководством ООО «А»;

4) 26.11.2015 - переговоры и подписание взаимовыгодного контракта (протокола о намерениях) руководством ООО «А»;

5) 26.11.2015 - фуршет в ресторане «Мирский замок».

Остальные пункты программы пребывания иностранной делегации также выполнены в полном объеме.

Результаты официального приема иностранной делегации.

1. Руководством ООО «А» проявлена заинтересованность в приобретении нового товара.

2. Установлены партнерские отношения между представителями ООО «А» и компании «С» Ltd.

3. Подписан контракт на поставку товара компании «С» Ltd.

Общая сумма расходов на проведение официального приема согласно акту о списании представительских расходов от 30.11.2015 № 27 составила с налогом на добавленную стоимость 18 804 000 (восемнадцать миллионов восемьсот четыре тысячи) руб.

Документальное подтверждение произведенных представительских расходов

Документами, подтверждающими произведенные расходы по проживанию иностранной делегации, являются счета (инвойсы) гостиниц, в которых должны быть указаны имена и фамилии проживающих, страна, гражданами которой они являются, цена за одни сутки, количество суток, ставка и сумма налога на добавленную стоимость, общая стоимость проживания.

В процессе переговоров могут проводиться кофе-паузы, деловые обеды, официальные ужины с обсуждением вопросов сотрудничества. Документами, подтверждающими такие расходы, будут чеки, счета, выданные организациями, оказывающими услуги общественного питания, организациями розничной торговли.

Если в штате организации отсутствует переводчик, следует заключить договор на оказание услуг по переводу со специализированной организацией (индивидуальным предпринимателем) или трудовое соглашение с переводчиком - физическим лицом. Для списания расходов по найму переводчика составляется акт приема-передачи оказанных услуг по переводу с иностранных языков.

Документальным подтверждением расходов, связанных с арендой помещений, оборудования, коммунальных и эксплуатационных расходов по арендуемым помещениям, будут акты выполненных работ (услуг), счета, копии чеков.

Обратите внимание! В бухгалтерию должны быть представлены подлинные документы, подтверждающие оплату расходов.

Расчеты за товары, выполненные работы, оказанные услуги могут проводиться как в безналичном порядке, так и наличными денежными средствами. При этом следует соблюдать порядок и размеры расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленные в главе 4 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее - Инструкция № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек. Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении лиц авансом на предстоящие расходы (части первая и вторая п.34 Инструкции № 107).

Сроки и порядок представления отчетов об израсходованных суммах в бухгалтерию организации установлены в п.35 Инструкции № 107.

Документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), и требования к их содержанию перечислены в п.37 Инструкции № 107.

Обратите внимание! Документы, подтверждающие осуществление расходов на проведение переговоров, собраний, конференций, семинаров, коллегий, совещаний и т. д., должны отражать факт их необходимости в производственных целях. Расходы на приобретение спиртных напитков не включаются в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

04.12.2015

Галина Агапова, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»