Материал помещен в архив

ВОПРОС: Предусмотрена ли ответственность лиц, оформляющих прием на работу, за невыдачу расписки о получении от работника трудовой книжки? Установлена ли форма расписки? Должна ли храниться расписка после увольнения работника? В случае утери расписки работником необходимо ли делать какую-либо запись об этом?

ОТВЕТ: Прежде всего отметим, что в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях отсутствует специальная статья, непосредственно предусматривающая привлечение должностных лиц к административной ответственности (с наложением штрафа) за невыдачу при приеме на работу расписки о получении от работника трудовой книжки.

Необходимость выдачи работнику расписки в связи с получением от него трудовой книжки предусмотрена п.58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников).

Расписка - информационно-справочный документ, подтверждающий какие-либо соответствующие условия. Типовая форма расписки нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена. В п.58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников предусмотрено, что расписка выдается в произвольной форме, однако должна содержать реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.

Состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, определен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству); Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госкомитета по стандартизации РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

С учетом требований Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 в расписке необходимо указать следующие реквизиты: наименование организации, вид документа (РАСПИСКА), дата, регистрационный индекс, подпись, печать. Расположение реквизитов расписки должно соответствовать приведенной ниже схеме:

Наименование организации                                                               Адресат

РАСПИСКА
00.00.0000 № ___________
г.Минск

Текст

Наименование должности                          Подпись                          Инициалы, фамилия
   М.П.

Как правило, в тексте расписки указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, выдавшего расписку, наименование полученных материальных, денежных ценностей (в данном случае - трудовой книжки), цель приема. Так как расписка в получении трудовой книжки выдается работнику (адресату), то в правом верхнем углу в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, от которого принята трудовая книжка. В расписке не допускаются какие-либо исправления.

Выдаваемая расписка должна иметь реквизиты, придающие документу юридическую силу, установленные п.18 Инструкции по делопроизводству. Поэтому расписка должна быть пописана лицом, оформляющим прием и увольнение работника, датирована и зарегистрирована (в канцелярии, отделе кадров - определяет сама организация) в соответствующей регистрационной форме (журнале, книге или на карточке). Дата и регистрационный номер проставляются в заголовочной части расписки.

Пример

Наименование организации                                                             Экономисту отдела
                                                                                                             труда и заработной платы
РАСПИСКА                                                                                        Ивановской А.В.
00.00.0000 № ____________
г.Минск

Я, начальник отдела кадров Сидорович С.В., приняла от экономиста отдела труда и заработной платы Ивановской Анны Васильевны трудовую книжку (серия, №, дата выдачи).

Начальник отдела кадров                            Подпись                            С.В.Сидорович
   М.П.

Учитывая массовый характер данного вида документа, в организации может быть подготовлен трафаретный текст расписки. При заполнении очередной расписки в него будут вноситься конкретные сведения (данные о работнике, должностном лице, принявшем трудовую книжку, и т.д.).

При увольнении работника целесообразно установить порядок, согласно которому при выдаче трудовой книжки выданная ему расписка возвращается в кадровую службу, о чем работник расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, где эта расписка была зарегистрирована, поэтому желательно, чтобы включаемые в регистрационную форму графы отражали как установленный в организации порядок выдачи расписок работникам при передаче ими трудовых книжек, так и порядок возврата расписок в кадровую службу при получении работникам трудовых книжек.

На практике может сложиться ситуация, при которой работник не сохранил полученную расписку. В связи с этим в регистрационной форме целесообразно предусмотреть соответствующую графу, в которой будут проставляться отметка об утрате работником расписки с его личной подписью и указанием даты. В данную регистрационную форму нецелесообразно включать графу, в которой будет оформляться расписка работника в получении трудовой книжки. Этот факт учитывается в графе 14 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (см. приложение 3 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З на основании законов РБ от 28.12.2009 № 98-З (с 23 февраля 2010 г.), от 01.07.2010 № 146-З (с 24 июля 2010 г.), от 15.07.2010 № 166-З (с 13 августа 2010 г.), от 30.11.2010 № 198-З (с 12 января 2011 г.) и от 30.12.2010 № 225-З (с 12 июля 2011 г.) внесены изменения и дополнения.

В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.