Прекращение ведения личных дел работников в негосударственной организации и подготовка их к передаче в архив организации: формы документов

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

19.06.2024

С 2 июня 2024 г. вступила в силу новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В материале рассмотрено, как прекратить ведение личных дел работников в негосударственной организации и подготовить их к передаче в архив организации, приведены примеры форм документов.

Данная тема изложена в разделах:

Справочно Одновременно со 2 июля 2024 г. утратила силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

Дополнительно по теме • Какие организации с 02.06.2024 обязаны вести личные дела и в отношении каких работников?

Порядок прекращения ведения личных дел работников в негосударственной организации

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов государственных организаций.

В иных случаях личные дела ведутся по решению руководителя государственной организации, иной организации (п.3 Инструкции № 29).

Справочно Государственная организация - государственный орган, государственная организация, организация, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности (п.1 Инструкции № 29).

Исходя из содержания норм Инструкции № 29, к «иным организациям» относятся негосударственные организации.

Следовательно, необходимость ведения личных дел работников негосударственной организации определяется решением руководителя этой негосударственной организации. При этом в случае принятия соответствующего решения руководитель негосударственной организации может самостоятельно определять круг работников, на которых должны вестись личные дела (на всех работников, на руководителей и специалистов, только на руководителей).

В случае:

1) полного прекращения ведения личных дел работников в негосударственной организации:

- должен быть издан приказ (иной распорядительный документ) руководителя организации (иного уполномоченного лица) о прекращении ведения личных дел работников и журнала (книги) учета личных дел;

- необходимо внести соответствующие корректировки в ЛПА, регламентирующие порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников (например, в инструкцию по кадровому делопроизводству, инструкцию по делопроизводству), в части изъятия положений, касающихся составления внутренней описи документов личного дела, оформления листа-заверителя личного дела, определения крайних дат личного дела и др.;

2) частичного прекращения ведения личных дел работников (например, принято решение о прекращении ведения личных дел на специалистов) должен быть издан приказ (иной распорядительный документ) руководителя организации (иного уполномоченного лица) о прекращении ведения личных дел на указанную категорию работников.

Приказ о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации (частичное прекращение ведения личных дел) (пример)

Приказ о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации (полное прекращение ведения личных дел) (пример)

Сроки хранения личных дел

Для личных дел установлены следующие сроки хранения:

• руководителей организаций; работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, - постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов), 55 лет после увольнения (в иных организациях);

• работников организаций - 55 лет ЭПК (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов), 55 лет после увольнения (в иных организациях) (п.673 Перечня № 140).

Для журналов (книг) учета личных дел работников установлен срок хранения - 55 лет (во всех организациях) (п.674 Перечня № 140).

Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечаний к Перечню № 140).

Личные дела, завершенные делопроизводством, подлежат передаче в архив организации и включаются в описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации (гл.16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 в редакции от 10.01.2024, вступает в силу с 1 июля 2024 г.; гл.12 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

При проведении экспертизы ценности личных дел следует обратить внимание на отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), которая указана рядом со сроком хранения личных дел работников организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Отметка «ЭПК», указанная в Перечне типовых документов в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться. Такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п.5 примечания к Перечню № 140).

Так, для личных дел работников негосударственных организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, установлен срок хранения «55 лет ЭПК» (подп.673.3 п.673 Перечня № 140).

В случае установления в результате проведения экспертизы ценности личных дел работников постоянного срока хранения для ряда личных дел работников (например, внесших существенный вклад в развитие организации) такие дела подлежат включению в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения или в годовой раздел отдельной описи личных дел постоянного хранения, остальные личные дела - в годовой раздел сводной описи дел по личному составу.

Обратите внимание! Журналы (книги) учета личных дел работников в опись дел по личному составу не включаются и по окончании ведения передаются в архив организации в качестве справочного аппарата.

Подготовка личных дел к передаче в архив организации

Подготовка личных дел к передаче в архив организации проводится работниками структурных подразделений организации, в которых они были сформированы. В бесструктурных организациях - работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) (ч.2 п.161 Инструкции № 4).

Следовательно, оформление личных дел осуществляется работниками кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Срок передачи личных дел в архив организации - по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Оформление личных дел осуществляется в году, следующем за делопроизводственным.

Пример Принято решение о прекращении ведения личных дел работников с 03.06.2024, следовательно, их личные дела должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив организации в течение 2025 года.

Личные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению.

Требования к полному оформлению личного дела определены п.164 Инструкции № 4.

Нумерация листов в личном деле

Листы в личном деле, кроме листа-заверителя дела, нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов, арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются отдельно.

Лист-заверитель личного дела не нумеруется.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (каждый лист вложения в конверте). Например, при подшивке личного дела имеющиеся в нем невостребованные личные документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело или подклеивается с оборотной стороны обложки дела. Наличие невостребованных документов в личном деле оговаривается в листе-заверителе дела.

Составление внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела, а не после окончания ведения личного дела и составлялась по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2.

В случае принятия решения руководителем негосударственной организации прекратить ведение личных дел пересоставлять внутреннюю опись документов нет необходимости.

Справочно До 2 июня 2024 г. внутренняя опись документов личного дела составлялась по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. С 2 июня 2024 г. - по форме согласно приложению 13 к Инструкции № 4. С 1 июля 2024 г. - по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 4 (в ред. от 10.01.2024)

В конце внутренней описи документов дела делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Формы документов Внутренняя опись документов личного дела, завершенного делопроизводством (в случае принятия решения руководителем негосударственной организации прекратить ведение личных дел) (пример).

Составление листа-заверителя личного дела

Для учета количества листов в личном деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись.

Заверительная надпись составляется посредством оформления отдельного листа-заверителя дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции № 4, а с 1 июля 2024 г. - приложению 7 к Инструкции № 4 (в ред. от 10.01.2024) и помещается в конце личного дела.

В листе-заверителе цифрами и прописью указываются:

• количество пронумерованных листов личного дела;

• количество листов внутренней описи личного дела;

• наличие литерных и пропущенных номеров листов;

• номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений).

Количество листов внутренней описи документов личного дела указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Лист-заверитель дела подписывается лицом, составившим заверительную надпись, с указанием должности служащего, расшифровки подписи и даты составления.

Лист-заверитель личного дела (пример)

Оформление и уточнение реквизитов обложки дела

Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Справочно До 2 июня 2024 г. обложка личного дела оформлялась по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 2.

Индексами личных дел являются порядковые номера, присваиваемые им по журналу (книге) учета личных дел.

Заголовком личного дела являются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) работника, на которого заведено личное дело, указываемые в именительном падеже. В процессе ведения личного дела эти данные могут уточняться, например, при изменении фамилии работника. В этом случае прежняя фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пример Личное дело № 148 Иванова (Калинина) Елена Васильевна

Датой заведения личного дела является дата приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (назначении на должность служащего) работника. Дата заведения личного дела указывается на его обложке при заведении дела в делопроизводстве.

Датой окончания ведения личного дела является дата приказа (иного распорядительного документа) об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности служащего) работника.

В случае принятия решения о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации датой окончания ведения личных дел будет дата приказа (иного распорядительного документа) о прекращении ведения личных дел работников.

Дата окончания ведения личного дела указывается на его обложке при подготовке дела к передаче в архив организации.

При подготовке личного дела к передаче в архив организации реквизиты обложки личного дела дооформляются и уточняются.

Обложка личного дела, подготовленного к передаче в архив организации (пример)

Справочно В данном примере обложка личного дела работника оформлена по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29 До 2 июня 2024 г. обложка личного дела оформлялась по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 2.

Подшивка или переплет личного дела

Личные дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке личных дел к подшивке (переплету) металлические предметы, в том числе булавки, скобы, скрепки, из документов удаляются (ч.1 п.170 Инструкции № 4).

Включение личных дел в описи дел кадровой службы организации

Личные дела передаются в архив организации по описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу структурного подразделения организации по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 4.

Описи дел кадровой службы организации составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет.

В описи дел включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке согласно требованиям гл.15 Инструкции № 4.

Описи дел составляются работниками кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

При значительном количестве личных дел допускается составлять отдельные описи личных дел (ч.7 п.165 Правил № 143).

Срок составления и оформления описей дел кадровой службы организации - 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи дел представляются в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Перед внесением заголовков личных дел в опись дел проводится полистный просмотр дел, при котором проверяются:

• правильность группировки документов, включенных в дело;

• нумерация листов в деле;

• наличие и правильность оформления внутренней описи документов личного дела;

• наличие и правильность оформления заверительной надписи;

• качество подшивки или переплета дела.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления личных дел устраняются работниками кадровой службы организации (специалистом по кадрам) (ч.1 п.176 Инструкции № 4).

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие правила:

• в описи дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел систематизируются по номинальному признаку;

• порядок нумерации дел в описи дел структурного подразделения - валовый;

• графы описи дел структурного подразделения заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• перенос текста заголовка дела на другую страницу описи дел структурного подразделения не допускается;

• графа описи дел структурного подразделения «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и иных отметок (п.177 Инструкции № 4).

При внесении в опись дел структурного подразделения личных дел работников их индексами являются не индексы дел по номенклатуре дел организации (все личные дела в номенклатуре дел учитываются под одним индексом), а порядковые номера, присвоенные им по журналу (книге) учета личных дел.

При внесении в опись дел структурного подразделения личных дел работников в графе 3 указываются: фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника в именительном падеже; если фамилии совпадают - по алфавиту собственных имен (отчеств (если таковые имеются)) работников.

Если в личном деле имеются варианты написания фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работника, либо работник менял фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), то в графе 3 в скобках указываются все варианты.

Формы документов • Опись дел по личному составу структурного подразделения негосударственной организации (отдела кадров) (пример). • Опись личных дел работников структурного подразделения негосударственной организации (отдела кадров) (пример). • Опись личных дел постоянного хранения структурного подразделения негосударственной организации (отдела кадров) (пример).

На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, в левом нижнем углу мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

Временный шифр включает номер описи дел структурного подразделения, в которую включено дело, и номер дела в этой описи.

Пример Оп. № 2/2024лс Д. № 15

После передачи личного дела в архив организации дело снимается с учета в журнале (книге) учета личных дел работников с проставлением соответствующей отметки в графе 4 «Отметка о снятии с учета». В графе делается запись «Сдано в архив» с указанием даты передачи (ч.2 п.18 Инструкции № 29).

Эта дата берется из описи дел кадровой службы, составляемой при передаче личных дел в архив организации (дата проставляется в конце описи дел при оформлении процедуры приема-передачи личных дел).

Пример Номер личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата постановки на учет Отметка о снятии с учета 1 2 3 4 … 159 Николаев Александр Петрович 24.03.2017 Сдано в архив 19.03.2025 160 Кузнецова Ирина Сергеевна 12.04.2017 Сдано в архив 19.03.2025 161 Петров Иван Иванович 05.06.2017 Сдано в архив 19.03.2025 …

Дополнительно по теме • Надо ли подшивать в каждое личное дело копию приказа о прекращении ведения личного дела в связи с принятием такого решения руководителем негосударственной организации согласно постановлению Минюста от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников»? • В организации издан приказ о неведении личных дел с 03.06.2024. При приеме на работу работников с этой даты нужно заводить лишь форму: общие сведения о работнике и личный листок по учету кадров?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4, топик 5, топик 6, топик 7, топик 8, топик 9.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.