Вопрос-ответ от 17.04.2020
Автор: Дернович Е.

При оформлении личных дел обнаружено, что во внутреннюю опись дела были внесены: обходные листы, инструктаж, копии паспортов (документы, которые не хранятся в личном деле). Кроме того, в «Итого» внутренней описи вместо количества документов указано количество листов. Как правильно убрать вышеуказанные документы из дела: в примечании написать «изъято»? Как грамотно внести исправления во внутреннюю опись или в данном случае ее следует пересоставить?


 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

Дополнительная информацияУстановить закладкуКомментарии ВОПРОС

При оформлении личных дел обнаружено, что во внутреннюю опись дела были внесены: обходные листы, инструктаж, копии паспортов (документы, которые не хранятся в личном деле). Кроме того, в «Итого» внутренней описи вместо количества документов указано количество листов.

Как правильно убрать вышеуказанные документы из дела: в примечании написать «изъято»? Как грамотно внести исправления во внутреннюю опись или в данном случае ее следует пересоставить?

 

ОТВЕТ

Порядок действий зависит от того, на какой стадии обращения находится личное дело.

Возможны следующие варианты.

1. Если личные дела находятся в кадровой службе и готовятся к передаче в архив организации, то необходимо изъять ошибочно вложенные документы, перенумеровать дело и пересоставить внутреннюю опись.

Данный вид работ осуществляется в рамках проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве, в ходе которой производится полистный просмотр дел, изъятие из них дублетных экземпляров документов, черновиков, документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения (п.61 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. из ч.2 п.61 Правил слово «включительно» исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

 

2. Если личные дела находятся на хранении в архиве организации и включены в годовой раздел сводной описи дел, то возможно также изъятие ошибочно вложенных документов, перенумерация дела, пересоставление внутренней описи, уточнение обложки личного дела и внесение соответствующих изменений в годовой раздел сводных описей дел.

Данный вид работ может осуществляться в процессе усовершенствования или переработки сводных описей дел (п.234 Правил).

3. Если личные дела находятся на хранении в архиве организации и включены в годовой раздел сводной описи дел, то возможно оставление их без изменений.

Решение должно зависеть от количества ошибочно вложенных документов, количества личных дел, периода их формирования и т. д.

В данном случае важно вновь формируемые личные дела оформлять в соответствии с установленными требованиями.

 

справочно

Справочно

Порядок оформления дел определен главой 10 Правил.

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь.

 

17.04.2020

 

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела