Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что одно дело утеряно.

Как следует поступить в данном случае?

ОТВЕТ: Порядок действий в данной ситуации описан в части второй п.89 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, согласно которой при отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Справочно Для более детального изучения см. материал «Справка об утрате дела (пример)».

20.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела