Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: При подготовке дел к сдаче в архив обнаружено отсутствие документов (из 20 протоколов утеряно 3).

Должны ли быть оформлены какие-либо справки или записи во внутренней описи или в листе-заверителе дела?

ОТВЕТ: Сведения об отсутствии документов оформляются в историко-архивной справке и в листе-заверителе дела.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов), содержат порядок действий в случае отсутствия:

• дел в структурном подразделении (п.89 Правил работы архивов);

• дел (документов) в архиве организации (глава 39 Правил работы архивов).

Однако в Правилах работы архивов нет требований к отражению в учетных документах архива сведений об обнаружении отсутствия документов дела в структурном подразделении.

На основании п.264 Правил работы архивов можно сделать вывод, что сведения об отсутствии документов в деле должны быть отражены во второй части историко-архивной справки, где раскрываются наряду с другой информацией сведения о полноте состава дел и причины отсутствия документов и дел.

В историко-архивной справке можно указать следующее.

Пример «В деле № 112 (оп. № 1) с протоколами заседаний коллектива работников за 2012 год отсутствуют протоколы с № 3, 4, 5».

На практике запись об отсутствии документов также оформляется и в листе-заверителе дела.

Пример «Протоколы с № 3, 4, 5 отсутствуют».

Справочно Примеры заполнения форм см.: • «Историко-архивная справка».

27.10.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела