Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: При подготовке дел к сдаче в архив обнаружено отсутствие документов (из 20 протоколов утеряно 3).

Должны ли быть оформлены какие-либо справки или записи во внутренней описи или в листе-заверителе дела?

ОТВЕТ: Сведения об отсутствии документов оформляются в историко-архивной справке и листе-заверителе дела.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила), содержат порядок действий в случае отсутствия:

• дел в структурном подразделении (п.89).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь;

• дел (документов) в архиве организации (глава 39).

Однако в Правилах нет требований к отражению в учетных документах архива сведений об обнаружении отсутствия документов дела в структурном подразделении.

На основании п.264 Правил можно сделать вывод, что сведения об отсутствии документов в деле должны быть отражены во второй части историко-архивной справки, где раскрываются наряду с другой информацией сведения о полноте состава дел и причины отсутствия документов и дел.

В историко-архивной справке можно указать следующее.

Пример 1 «В деле № 112 (оп. № 1) с протоколами заседаний коллектива работников за 2016 год отсутствуют протоколы с № 3, 4, 5».

На практике запись об отсутствии документов также оформляется в листе-заверителе дела.

Пример 2 «Протоколы с № 3, 4, 5 отсутствуют».

26.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела