Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: При подготовке к передаче в архив дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения обнаружилось, что несколько из них являются приказами по административно-хозяйственным вопросам, срок хранения которых составляет 5 лет после проведения комплексной налоговой проверки.

Надо ли изымать данные приказы из дела, так как нет необходимости хранить их постоянно?

ОТВЕТ: Необязательно.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Так как приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам имеют разные сроки хранения, необходимо формировать и хранить дела с указанными документами раздельно.

По общему правилу при проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве из дел постоянного хранения документы временного (до 10 лет включительно) хранения должны быть изъяты, так как по окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Однако переформирование дел с приказами приведет к нарушению нумерационного принципа формирования дел, установленного п.172 вышеназванной Инструкции и п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. Указанный принцип предполагает, что распорядительные документы формируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Соответственно, наличие приказов с регистрационными номерами, следующими в хронологическом порядке по возрастанию, в деле является свидетельством его целостности.

С учетом того что при подготовке дел с приказами по основной деятельности к передаче в архив организации обнаружилось несколько приказов по административно-хозяйственным вопросам, целесообразно их не изымать из дел. В этом случае будет сохранен нумерационный принцип формирования дела с распорядительными документами, а увеличение объема дела, которое будет храниться в архиве, будет незначительным.

В то же время возможно и изъятие из дел с приказами по основной деятельности приказов по административно-хозяйственным вопросам. Это позволит не нарушить принцип проведения экспертизы ценности документов. При этом особенности формирования дела должны быть отражены в листе-заверителе дела и справочно-учетных документах архива (описи, историко-архивной справке).

25.09.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела