Материал помещен в архив

ВОПРОС: При подписании электронных ТТН в автоматизированной рабочей системе 1С:Предприятие организация применяет личный ключ, полученный руководителем организации. При этом доступ к подписанию документа сотрудниками осуществляется через авторизацию под своим уникальным логином и паролем, которые обеспечивают протоколирование (логирование) всех действий пользователя.

Является ли данная электронная ТТН электронным документом в соответствии с законодательством?

ОТВЕТ: Да, является.

Электронные товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов (далее - электронные накладные) считаются созданными, если они подписаны электронной цифровой подписью участников (грузоотправитель, грузополучатель) электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI) в части товарно-транспортных и товарных накладных (далее - электронный документооборот), переданы и получены через оператора (операторов) электронного документооборота (подп.1.1 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 07.03.2014 № 202 «О создании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, а также предоставлении информации о них и внесении дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1585 и от 17 февраля 2012 г. № 156»).

Подтверждение целостности и подлинности электронных накладных осуществляется путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей лиц, подписавших данные электронные накладные (подп.1.4 п.1 вышеуказанного постановления).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 января 2020 г. вместо п.1 постановления № 202 действуют нормы пп.1-3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных».

Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 части первой ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Таким образом, в контексте Закона № 113-З электронными будут признаваться только те документы, целостность и подлинность которых были подтверждены путем применения сертифицированных средств ЭЦП.

На сегодняшний день функции оператора корневого и иных удостоверяющих центров Государственной системы управления открытыми ключами (ГосСУОК) выполняет РУП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ) (абзац 2 подп.5.1 п.5 Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 июня 2022 г. следует руководствоваться подп.5.1 п.5 Указа № 515 в ред. Указа от 31.05.2022 № 188.

Таким образом, сертифицированные средства ЭЦП выдает НЦЭУ.

Для участия в электронном документообороте в части электронных накладных участникам необходимо получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации, индивидуального предпринимателя, выдаваемый руководителю организации либо иному лицу, уполномоченному в соответствии с законодательством или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, индивидуального предпринимателя (подп.8.1 п.8 Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Национальной академии наук Беларуси от 17.04.2014 № 22/4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 мая 2024 г. действуют структура и формат электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами, утв. постановлением НАН Беларуси, Минфина, МНС и Минсвязи от 18.12.2023 № 9/75/35/26.

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, может быть дополнительно подписан электронной цифровой подписью, владельцем личного ключа которой является организация. В этом случае предоставление атрибутного сертификата, содержащего информацию о полномочиях физического лица на подписание электронного документа от имени этой организации, не требуется (часть седьмая ст.22 Закона № 113-З).

Справочно На сегодняшний день НЦЭУ не осуществляет выдачу личных ключей организациям. В ближайшее время технически будет реализована такая возможность. Актуальную информацию можно получить на официальном сайте НЦЭУ.

Электронная цифровая подпись, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, является аналогом собственноручной подписи (часть пятая ст.22 Закона № 113-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.5 ст.22 Закона № 113-З с учетом изменений, внесенных Законом от 14.10.2022 № 213-З.

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (часть первая ст.22 Закона № 113-З).

Таким образом, подписанные в программе 1С:Предприятие электронные ТТН соответствуют определению понятия «электронный документ», закрепленного в абзаце 16 части первой ст.1 Закона № 113-З, так как владельцем личного ключа ЭЦП является физическое лицо (руководитель организации).

В сертификате открытого ключа ЭЦП, получаемого руководителем организации, как правило, указываются и реквизиты организации, и персональные данные руководителя.

Поскольку в рассматриваемом примере ЭЦП руководителя используют и другие работники, в локальном правовом акте организации целесообразно отразить порядок применения такой ЭЦП, место хранения, а также круг работников, которые могут ее применять (по аналогии с печатями (штампами) и Положением о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов).

29.11.2019

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела