Вопрос-ответ от 23.05.2016
Автор: Рыбаков А.

При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу присваивается один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?


 

Материал помещен в архив

 

ВОПРОС: При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу присваивается один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

 

ОТВЕТ: На каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс и дата.

Согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при регистрации документа применяется принцип однократности, который предполагает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку (форма списка на рассылку приведена в приложении 2 к названной Инструкции), а на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс (регистрационный номер, который может быть дополнен условными обозначениями в соответствии с применяемыми в конкретной организации правилами регистрации документов). Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).

 

23.05.2016

 

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела