Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

16.07.2021

ВОПРОС

При ремонте крыши пошли дожди, и часть документов организации залило.

Как с архива списать документы, которые не подлежат восстановлению?

ОТВЕТ

Надо провести внеочередную проверку наличия и состояния дел.

Такая проверка проводится на основании абз.2 ч.4 п.318 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143. Ее цель - установить соответствие фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.2 ч.4 п.318 Правил № 143 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118: «после перемещения дел в другое хранилище, территориально удаленное здание».

В ходе проверки визуально оценивается физическое состояние дел. Порядок ее проведения установлен в главе 38 Правил.

На залитые документы необходимо составить акт о неисправимых повреждениях дел (документов), форма которого установлена в приложении 57 к Правилам. На основании акта документы списываются, что позволяет внести изменения в учетные документы архива организации (абз.6 ч.1 п.221 Правил).

Акты о неисправимых повреждениях дел (документов) включаются в дело фонда архива организации.

Дополнительно по теме • Дело фонда архива организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.