Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: При уничтожении документов в электронном виде следует ли оформлять отдельный акт на уничтожение или можно общий с бумажными документами?

ОТВЕТ: Следует оформлять отдельный акт после соблюдения определенных условий.

Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (часть первая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.1 п.236 Инструкции № 4 слова «после их подписания» исключены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Порядок уничтожения документов в электронном виде закреплен в главе 9 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20).

Справочно Подробнее см. «Каковы особенности уничтожения документов в электронном виде?».

Документы в электронном виде включаются в отдельный акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 25 к Правилам № 20.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 25 к Правилам № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Обратите внимание! Документы в электронном виде и электронные дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению (п.95 Правил № 20).

Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст.24.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 06.01.2021 № 91-З). Комментарий см. здесь.

10.04.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела