Материал помещен в архив

ВОПРОС: При увольнении в порядке перевода имеется 2 письма: со стороны нового нанимателя, к которому переводится работник. с запросом об увольнении к нему в порядке перевода и со стороны нанимателя работника о согласии на перевод.

Необходимо ли копии таких писем подшивать в личное дело работника или же достаточно их копий в папках исходящей и входящей документации?

ОТВЕТ: Согласно п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, в процессе ведения личного дела в него включается комплекс документов, в т.ч. заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника. К документам - основаниям для увольнения работника относится и так называемое письмо об увольнении в порядке перевода.

Увольнение работника в порядке перевода на дальнейшую работу к другому нанимателю осуществляется в соответствии с п.4 ст.35 Трудового кодекса РБ. Готовится письмо об увольнении работника в порядке перевода организацией, приглашающей на работу, и оформляется согласно общим правилам подготовки исходящих документов. Наиболее часто такая форма увольнения применяется в организациях одной отраслевой системы.

Особое внимание следует обратить на то, что в личное дело работника подшивается оригинал письма, а не его копия. В регистрационной форме (журнале, регистрационно-контрольной карточке на бумажном носителе или регистрационно-контрольной форме в автоматизированной системе) в графе «Отметка об исполнении документа» указывается, что поступившее и зарегистрированное письмо включено в личное дело соответствующего работника.

15.09.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук