Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Понятие приказа, документов по личному составу

В деятельности любой кадровой службы образуются распорядительные документы по личному составу. Такими документами в зависимости от установленного в организации принципа управления могут быть приказы или распоряжения.

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Нормативное правовое регулирование

Требования к документированию и организации работы с документами по личному составу содержат нормативные правовые акты в сфере делопроизводства:

• Инструкция по делопроизводству;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Справочно Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (п.3.2.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Оформление реквизитов приказа

Приказы по личному составу необходимо оформлять на общем бланке документа или бланке конкретного вида документа, изготовленном на основании общего бланка.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим (п.101 Инструкции по делопроизводству).

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим приказ (часть четвертая п.46 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационный индекс приказа - порядковый номер приказа, который не дополняется индексом по номенклатуре дел. Порядковый номер приказа по личному составу дополняется литерой:

• «к» для документов 75-летнего срока хранения;

• «л» для документов 3-летнего срока хранения.

* Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

В случае если заводится более двух дел с приказами по личному составу, порядковый номер приказа дополняется литерой, которая должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству организации.

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Как правило, оформляется на заявлениях работников, которые являются основанием для издания приказов. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

Пример Ивановой И.А. Подготовить приказ о приеме на работу по контракту на один год Подпись   А.А.Павлов 24.05.2018

Заголовок к тексту приказа отвечает на вопрос «О чем?». В заголовке указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется прием на работу одного человека.

Пример «О приеме на работу Иванова И.И.». «О заключении нового трудового контракта с Ивановым И.И.».

Если одним приказом оформляется прием двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются. Например, «О перемещении», «О продлении трудового контракта», «Об увольнении». В сложных по содержанию приказах по личному составу, объединяющих различные предписываемые действия (например, отзыв из отпуска и замена части трудового отпуска денежной компенсацией), заголовок указывается обобщенно: «по личному составу».

Текст

Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п.67 Инструкции по делопроизводству).

Оформление текста приказов по личному составу имеет свои особенности.

В УСОРД содержатся унифицированные формы следующих приказов по личному составу: о приеме на работу, о переводе (перемещении) на другую работу, о заключении нового трудового договора (контракта), о переводе работника на контрактную форму найма, о продлении трудового договора (контракта), об увольнении, о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска, о поощрении, о наложении дисциплинарного взыскания, о командировании. В них приведена информация, которая должна быть указана в таких приказах.

Приказы о приеме на работу начинаются словом, точно обозначающим предписываемое действие: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПЕРЕМЕСТИТЬ, ПРОДЛИТЬ, УВОЛИТЬ и др. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (часть пятая п.99 Инструкции по делопроизводству).

В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Обратите внимание! Фамилии работников в текстах приказов по личному составу печатаются прописными буквами (часть вторая п.90 Инструкции по делопроизводству).

В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются (п.89 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, в конце предложения, содержащего основание для издания приказа, также ставится точка.

Приказ о заключении нового контракта (пример)

О заключении нового контракта
с Ивановым И.Б.

ЗАКЛЮЧИТЬ:

с ИВАНОВЫМ Иваном Борисовичем, заместителем директора по учебной работе, трудовой контракт на два года с 24.05.2018 по 23.05.2020.

В приказах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, указание о наличии приложения дается в тексте приказа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «утвердить прилагаемый график» и др.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ собственноручно, и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

В реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса. Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

Пример Приложение к приказу директора от 22.05.2018 № 315-л.

На приложениях, утверждаемых приказом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Пример УТВЕРЖДЕНО Приказ директора от 22.05.2018 № 315-л

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример Начальник отдела кадров Подпись   А.А.Иванова 23.05.2018

Разновидность визы - виза ознакомления. Например, ст.54 Трудового кодекса Республики Беларусь обязывает нанимателя ознакомить работника под подпись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности; ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок; оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.

Виза ознакомления включает в себя слова «С приказом ознакомлен», подпись работника, ее расшифровку и дату.

Если в приказе упоминается несколько работников, то указывается «С приказом ознакомлены». В визу ознакомления можно добавлять наименование должности работника.

При значительном количестве работников, которым необходимо ознакомиться с приказом по личному составу, может использоваться лист ознакомления. Это закреплено в п. 99 Инструкции по делопроизводству: перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа. Форма листа ознакомления в Инструкции по делопроизводству не приведена, однако ее можно создавать по аналогии с формой листа согласования.

Копии приказов

Кадровая служба выдает копии приказов по личному составу. Разновидность копии, воспроизводящей часть реквизитов приказа, - выписка из приказа.

Копия приказа воспроизводит все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии приказа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно     Инспектор отдела кадров Подпись А.А.Иванова 23.05.2018

Выписки из приказов оформляются на общем бланке. Слово «Выписка» включается в название вида документа - «Выписка из приказа».

Выписка из приказа о приеме на работу (контракт) (пример)

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

2. БУРОГО Петра Борисовича на должность заместителя директора по воспитательной работе 24.05.2018 по контракту на два года с окладом _________________________.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

04.06.2018

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела