ПРИНИМАЕМ ОТ РАБОТНИКА ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей (п.2 части первой ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (часть первая ст.50 ТК; п.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее - Инструкция № 40; постановление № 40)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно части первой ст.50 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. Образец трудовой книжки утверждается республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда. С 28 января 2020 г. в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек внесены изменения постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1. Комментарий см. здесь.

В стаж работы засчитываются периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в бюджет фонда согласно законодательству о государственном социальном страховании работы (часть первая ст.51 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 августа 2025 г. следует руководствоваться ч.1 ст.51 Закона № 1596-XII в ред. Закона от 12.07.2025 № 90-З.

Основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка (п.8 Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 марта 2015 г. следует руководствоваться п.8 Положения № 777 в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 04.03.2015 № 154.

Справочно Образец трудовой книжки утверждается республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда (часть первая ст.50 ТК).

С 14 сентября 2014 г. применяются трудовые книжки, образец которых установлен постановлением № 40. В п.3 постановления № 40 определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 г., имеющиеся у нанимателей, являются действительными до их полного использования.

Выдача при приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом расписки работнику в ее получении

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме, где указываются реквизиты организации, в т.ч. проставляется печать нанимателя (представительства иностранной организации). О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета) (часть пятая п.79 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 апреля 2018 г. следует руководствоваться частью пятой п.79 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34 (далее - постановление № 34). С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Расписка о приеме трудовой книжки (пример)

РАСПИСКА

12.01.2015 № 1

г.Минск

Я, начальник отдела кадров Тарасов Николай Николаевич, принял от менеджера отдела планирования производства и маркетинга Ярковой Элеоноры Эдуардовны ее трудовую книжку ПК № 11111111, дата заполнения 14.09.2014, для учета и хранения на период работы в ООО «Зима».

Печать

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименования организации и (или) структурного подразделения - автора;

• даты;

• регистрационного индекса;

• подписи (п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Регистрация трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

Внесение записи о приеме на работу

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п.4 Инструкции № 40).

При заполнении трудовых книжек работников необходимо помнить, что записи производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год - четырехзначными.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя.

На первую страницу (титульный лист) трудовой книжки могут вноситься изменения и дополнения о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности работника, которые производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты.

Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (часть вторая п.51 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 апреля 2018 г. следует руководствоваться частью второй п.51 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением № 34.

Какие записи в трудовую книжку не вносятся

В трудовую книжку согласно п.11 Инструкции № 40 не вносятся:

• записи о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности;

• сведения о заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов);

• сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания;

• сведения о работе с условием неполного рабочего времени.

Что необходимо внести в трудовую книжку до внесения записи о приеме на работу

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу (при первоначальном и (или) последующих трудоустройствах) отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа нанимателем вносятся записи о:

• периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, органах пограничной службы Республики Беларусь (пограничных войсках Республики Беларусь), внутренних войсках Министерства внутренних дел Республики Беларусь, органах государственной безопасности Республики Беларусь и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь, службы в Следственном комитете Республики Беларусь, Государственном комитете судебных экспертиз Республики Беларусь, органах внутренних дел Республики Беларусь, органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, органах финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, а также службы в Вооруженных Силах, органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;

• времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность. Запись о периоде получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования вносится на основании документа об образовании с указанием начала и окончания получения образования (п.10 Инструкции № 40).

Сведения, вносимые в трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся сведения о:

• работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);

• работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));

• награждениях и поощрениях за успехи в работе;

• подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;

• регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);

• назначении пенсии;

• назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении их выплаты;

• лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (п.9 Инструкции № 40).

В трудовую книжку лицу, назначенному временным (антикризисным) управляющим, в соответствии с п.34 Инструкции № 40 производятся следующие записи нанимателем по основному месту работы (службы) на основании приказов (распоряжений) со ссылкой на номер и дату:

• об освобождении от выполнения обязанностей по основному месту работы (службы) на период выполнения обязанностей временного (антикризисного) управляющего;

• о назначении временным (антикризисным) управляющим с заключением контракта;

• об освобождении от должности временного (антикризисного) управляющего;

• о продолжении работы (службы) в прежней должности по основному месту работы (службы).

Запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в трудовую книжку работника в случае принятия нанимателем такого решения (часть вторая п.20 Инструкции № 40).

Прием на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда, класса) по профессии

В случае приема на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда, класса) по профессии, после заключения трудового договора (контракта) и оформления приема на работу приказом (распоряжением) нанимателя в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием наименования профессии без квалификации.

После прохождения работником обучения наниматель вносит в трудовую книжку работника запись о присвоении соответствующего квалификационного разряда (п.29 Инструкции № 40).

Указание сведений, уточняющих характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда)

Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессиям, должностям, предусмотренным списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2005 № 536, вносится в трудовую книжку с указанием сведений, уточняющих характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда) (п.30 Инструкции № 40).

Внесение записи о приеме на работу

При внесении записи о приеме на работу в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя (п.27 Инструкции № 40).

В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в графе 3 в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших его государственную регистрацию, дата и номер решения о государственной регистрации.

Ниже полного наименования нанимателя в трудовой книжке указывается:

• в графе 1 - порядковый номер вносимой записи;

• в графе 2 - дата приема на работу;

• в графу 3 вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории;

• в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

Запись о наименовании профессии, должности в приказе (распоряжении) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу производится на основании штатного расписания.

Инструкция № 40 не содержит норм, отсылающих к личной карточке формы Т-2, ведение которой с 26 ноября 2007 г. не является обязательным (п.1 постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике»).

Хранение трудовой книжки

При поступлении работника на работу трудовая книжка передается на хранение нанимателю (часть первая п.79 Инструкции № 40).

В соответствии с п.76 Инструкции № 40 в период работы у нанимателя по письменному заявлению работника не позднее чем в пятидневный срок со дня его подачи наниматель выдает работнику трудовую книжку, дубликат трудовой книжки сроком не более чем на 5 календарных дней. При получении от нанимателя трудовой книжки работником составляется в произвольной форме расписка, где указывается получение трудовой книжки на руки, дата ее получения и обязательства возврата.

Наниматель по просьбе работника заверяет копию трудовой книжки и ее дубликат.

Заявление работника о выдаче трудовой книжки на руки (пример)

Прошу выдать 09.02.2015 мою трудовую книжку ПК № 11111111, дата заполнения 14.09.2014.

Обязуюсь вернуть трудовую книжку в срок до 13.02.2015.

Визы

Расписка работника о получении трудовой книжки на руки (пример)

09.02.2015 № 2

г.Минск

Я, менеджер отдела планирования производства и маркетинга Яркова Элеонора Эдуардовна, получила 09.02.2015 на основании заявления от 05.02.2015 № 4 свою трудовую книжку ПК № 11111111, дата заполнения 14.09.2014.

Обязуюсь вернуть трудовую книжку в срок до 13.02.2015.

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению (п.80 Инструкции № 40).

05.03.2015

Оксана Гирина, юрист