Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов

В данном материале рассмотрены:

• общие и специфические критерии оценки, применение которых может вызвать затруднения в работе экспертной комиссии;

• какими нормативными и методическими документами при оценке документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов (далее - ДЭВ, ЭД и ИР) следует руководствоваться;

• на что обратить внимание при проведении экспертизы ценности ДЭВ, ЭД и ИР.

Цель и принципы экспертизы ценности ДЭВ, ЭД и ИР

Экспертиза ценности ДЭВ, ЭД и ИР проводится с целью установления сроков хранения и отбора на постоянное хранение ДЭВ, ЭД и ИР, содержащих информацию, которая имеет научную, историческую, практическую ценность и не повторяется в документах на бумажных носителях или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность.

Общие и специфические критерии оценки экспертизы ценности ДЭВ, ЭД и ИР

Экспертиза ценности ДЭВ, ЭД и ИР проводится на основании общих и специфических критериев оценки. При этом рассматриваются варианты и формы потенциального использования ДЭВ, ЭД и ИР, а также учитываются полнота сохранности документального фонда организации, правовые аспекты использования ДЭВ, ЭД и ИР, возможность обеспечения долговременной сохранности и воспроизведения ДЭВ, ЭД и ИР.

Общие критерии

К таким критериям относятся:

• функционально-целевое назначение организации с учетом ее особой роли или типового характера;

• время и место создания ДЭВ, ЭД или ИР;

• значимость информации ДЭВ, ЭД или ИР;

• личность автора ДЭВ, ЭД, ИР или проекта, научной разработки (например, доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и т. п.);

• уникальность, типичность или повторяемость информации ДЭВ, ЭД или ИР;

• подлинность и достоверность ДЭВ, ЭД или ИР.

Подлинность и достоверность ДЭВ, ЭД или ИР

Для ДЭВ, ЭД и ИР требуется применение специальных мер и средств для обеспечения подлинности и достоверности.

Справочно Подлинность ЭД - свойство электронного документа, означающее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями) (абз.7 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Подтверждение целостности и подлинности ЭД осуществляется путем проверки ЭЦП с использованием открытого ключа лица (лиц) подписавшего (подписавших) ЭД (п.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.8 Инструкции № 19 исключен постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

Проверка подлинности ЭД часто реализуется средствами системы электронного документооборота или иной информационной системы.

Справочно Подлинность ДЭВ - достоверно подтвержденное или не оспариваемое никем из участников СЭД указание, что ДЭВ действительно подписан конкретным лицом, имеющим полномочия на его подписание (терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения», утвержденный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 19.10.2015 № 39).

Для ДЭВ, удостоверенных аналогом собственноручной подписи, обязательным условием является то, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (ч.2 п.222 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Аналог собственноручной подписи - набор символов, вырабатываемый подписывающим лицом или находящимся в его пользовании программно-аппаратным комплексом, содержащий факсимильное отображение его собственноручной подписи или указание на то, что документ в электронном виде подписан данным лицом, в том числе с использованием паролей или иных средств (терминологический словарь № 39).

Поскольку архивная копия ИР является электронным документом, сформированным по содержанию ИР в формате файла, предназначенном для архивного хранения, то подлинная архивная копия ИР должна быть подписана действительной ЭЦП.

Для ДЭВ и ЭД, включенных в электронное дело, при передаче на архивное хранение проверяется действительность ЭЦП:

• на описи электронных дел структурных подразделений;

• на внутренней описи электронного дела.

Также проверяется юридическая достоверность ДЭВ, ЭД (наличие электронной цифровой подписи, дат, регистрационного индекса).

При экспертизе ценности ЭД дата ЭД, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем ЭД, и другие реквизиты включаются в регистрационно-контрольную карточку и создаются после подписания ЭД. Так что экспертной комиссии необходимо рассматривать общую и особенную части ЭД, а также РКК.

Следует учитывать законодательные ограничения в части создания и хранения документов без бумажных аналогов для документов, содержащих подпись работника: трудовой договор, подписанный работником и нанимателем или уполномоченным должностным лицом, приказы, с которыми необходимо знакомить работников под подпись (приказы, распоряжения о приеме на работу, наложении дисциплинарного взыскания т. д.), так как не во всех организациях есть ЭЦП у всех работников, а применение аналогов собственноручной подписи в данных видах документах недопустимо. При возникновении трудовых споров аналог собственноручной подписи может быть не принят для рассмотрения в судебном заседании.

Специфические критерии

К таким критериям относятся:

1) полнота состава частей и элементов ДЭВ, ЭД или ИР. Например, наличие или отсутствие ЭЦП, полнота метаданных на ДЭВ, ЭД.

Любой ДЭВ, ЭД и ИР может представлять собой как один целостный объект (файл, база данных), так и совокупность нескольких информационных объектов (файлов, баз данных) и их метаданных.

Документы в электронном виде и ЭД могут представлять собой «составные» информационные объекты, реквизиты (метаданные) которых хранятся отдельно.

После подписания документа ЭЦП различного рода делопроизводственные отметки и иные реквизиты вносятся не в сами документы, а в РКК. При этом регистрационно-учетные данные о ЭД и связи между ними и самими документами должны сохраняться в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. Логическое единство всего документа обеспечивается СЭД, а при передаче на хранение формируется электронное дело таким образом, чтобы метаданные каждого ЭД (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего ЭД и его метаданные - составляли однонаправленный связанный список;

2) возможность создания на основе ДЭВ, ЭД или ИР фонда пользования для повышения качества использования информации по сравнению с аналогами на бумажных носителях.

При экспертизе ценности оценивается:

• преимущества ДЭВ, ЭД и ИР по сравнению с бумажными аналогами, такие как наглядность информации и удобство ее использования;

• возможность оперативного повторного использования информации ДЭВ, ЭД и ИР, в том числе для создания новых документов на основе уже существующих;

• доступность и удобность хранения;

3) возможность воспроизведения и обработки ДЭВ, ЭД и ИР без использования дополнительного специализированного программного обеспечения на протяжении всего срока хранения. Например, создание ДЭВ, ЭД и ИР в открытых форматах, конвертация или миграция ДЭВ, ЭД и ИР в рамках информационной системы архива организации с целью обеспечения их хранения.

Проблема - обеспечение целостности, подлинности и воспроизведения ДЭВ, ЭД и ИР на протяжении всего срока их хранения.

Экспертная комиссия должна учитывать наличие соответствующей архивной системы и комплекса мер по миграции в форматы, обеспечивающие долговременное хранение в организации.

При проведении экспертизы ценности ДЭВ, ЭД и ИР необходимо учитывать возможность воспроизведения и обработки ДЭВ, ЭД и ИР без использования дополнительного специализированного программного обеспечения. При экспертизе ценности ДЭВ, ЭД и ИР, передаваемых на хранение, следует оценивать соответствие форматов файлов форматам, согласованным с архивом, обеспечивающим хранение ДЭВ, ЭД и ИР.

Допустимые форматы

4) наличие метаданных на ДЭВ, ЭД и ИР согласно законодательству в сфере архивного дела и делопроизводства.

Данный критерий связан с критерием полноты составных частей ДЭВ, ЭД и ИР, поскольку предполагает оценку возможности хранения и воспроизведения в длительной перспективе с учетом той информационной инфраструктуры и информационных систем, в которых документы создаются, используются и хранятся.

На этапе проектирования информационной системы (внедрения СЭД в организации) экспертиза ценности проводится в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для длительного хранения ДЭВ, ЭД и ИР. На данном этапе должен быть определен состав метаданных ДЭВ, ЭД и ИР.

Состав метаданных ДЭВ, ЭД и ИР

5) возможность создания и хранения электронной копии документа на бумажном носителе на правах подлинника в случаях невозможности сохранения подлинника документа на бумажном носителе. Например, угасание текста, разрывы.

В организации для реализации своих функций могут создаваться копии документов, в том числе ДЭВ и ЭД. Например, неудовлетворительное физическое состояние бумажного документа (угасание текста, иные повреждения) может повлечь создание электронной копии документа на бумажном носителе согласно НПА в сфере архивного дела и делопроизводства.

Такая копия должна содержать электронное отображение бумажного документа, в том числе собственноручную подпись поставившего ее лица и ЭЦП лица, сделавшего копию (отсканировавшего бумажный документ).

Справочно Удостоверение и применение электронной копии документов на бумажном носителе определено гл.7 Инструкции № 19.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.7 Инструкции № 19 с изменениями, внесенными постановлением № 117. Комментарий см. здесь.

При экспертизе ценности такого вида документов может быть принято решение о передаче в архив организации электронной копии документа на бумажном носителе, если бумажный оригинал утерян либо находится в неудовлетворительном физическом состоянии.

Копии ДЭВ и ЭД на бумажном носителе, удостоверенные в установленном порядке, при утрате оригинала могут быть также переданы на хранение по решению экспертной комиссии организации.

Обратите внимание! В отношении ДЭВ и ЭД, существующих только в электронном виде, понятие копия не применяется - все они являются оригиналами;

6) сохранение документации на информационную систему, в которой ДЭВ, ЭД и ИР возникли и существуют в целях обеспечения поддержки работоспособности информационной системы.

Данный критерий в большей части относится к собственным разработкам информационных систем. Документация на информационные системы, получившие широкое распространение, хранится зачастую до минования надобности.

7) полнота комплектования данного ИР (соотношение информации, имеющейся в составе данного ИР, с общим объемом имеющейся информации по данному классу предметов или явлений, отсутствие дублирования информации, содержащейся в документах на бумажных носителях и в ИР).

При экспертизе ценности ИР следует учитывать ценность информации, представленной в ИР, по сравнению с отдельными документами и данными, имеющимися в ИР;

8) уникальность ИР, определяемая системой сбора и представления информации в рамках ИР.

При экспертизе ценности уникальность ИР определяется способом поступления (сбора) информации. В ИР, в которые поступает информация из различных источников, таких как: другие ИР, официальные документы, видео и графические файлы и прочее, оценивается получение широкого спектра данных по сравнению с другими носителями информации.

При экспертизе ценности ИР, информация в которые поступает на уровне города, района, области и республики, следует руководствоваться полнотой представленной в ИР информации на разных уровнях при определении сроков хранения и значимости ИР;

9) возможность эмуляции ИР для сохранения информации в долговременной перспективе.

При этом рассматривается возможность эмуляции с обеспечением создания программно-технической среды с целью максимально точного воспроизведения ИР.

Критерии при проведении экспертизы ценности научно-технической документации в электронном виде

При проведении экспертизы ценности научно-технической документации в электронном виде (далее - НТД в электронном виде) дополнительными критериями являются:

• значимость разработки;

• степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной области науки, техники, архитектурной и градостроительной деятельности;

• экономическая эффективность внедрения результатов исследования, технической идеи;

• социальная эффективность исследования или разработки;

• фундаментальность научных исследований и прикладных разработок;

• степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объекте капитального строительства или изделия промышленного производства, а также технологии его изготовления; количество типовых решений, внедряемых в строительство и промышленное производство;

• степень отражения особенностей национальной архитектуры в проекте, объекте капитального строительства;

• присуждение проекту государственных либо международных премий.

Данные критерии типичны для экспертизы работ независимо от вида носителя информации. Экспертиза ценности работ проводится в целях определения их значимости для реализации приоритетов социально-экономического развития, разработки новых технологических процессов, наукоемкой, конкурентоспособной продукции, формирования перспективных научных направлений.

При проведении экспертизы оценивается их соответствие приоритетным направлениям научно-технической деятельности в Республике Беларусь, фундаментальным и прикладным научным исследованиям, утвержденным в установленном порядке, с учетом принципиальной новизны, конкурентоспособности, научно-технического уровня, экономической эффективности и перспективности предполагаемого результата работы, потребности республики в этих результатах, а также возможностей расширения экспорта или сокращения импорта продукции, услуг и т. д.

Форматы файлов для НТД в электронном виде должны быть согласованы с архивом, обеспечивающим постоянное хранение НТД.

Примечание. Пункт 6 Методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в государственных органах, иных организациях, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 29.12.2020 № 47.

22.06.2021

Ольга Барталевич, старший научный сотрудник отдела информационных компьютерных технологий Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации