Материал помещен в архив

ПРИВОДИМ В ПОРЯДОК КАДРОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

Ситуация Работник кадровой службы приходит на новое место работы, где предыдущий работник уволился и не передал дела. Документы по кадровому учету свалены в кучу. Наниматель просит проверить состояние документов, разобрать архив, уничтожить ненужную документацию. Разобраться, как действовать в этой ситуации, поможет данный материал.

Этап 1. Проверяем учетные документы (номенклатуру дел, описи дел)

Проводим проверку наличия дел в целях установления соответствия фактического количества имеющихся дел их количеству, числящемуся по описям и номенклатуре дел.

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Номенклатура дел кадровой службы - это часть сводной номенклатуры дел организации.

Описи составляются ежегодно на все дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, образующихся в деятельности кадровой службы организации, или (при значительном объеме дел) отдельно на личные дела, уволенных работников.

Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск в соответствии с установленными требованиями.

Этап 2. Классифицируем документы в соответствии с заголовком дела и датой

Документы, на которые не составлена учетная документация, необходимо:

1) систематизировать по номинальному и хронологическому признакам;

2) определить сроки хранения этих документов.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации.

В зависимости от сроков хранения документы подлежат:

• включению в опись и последующей передаче в архив организации;

• включению в акт о выделении к уничтожению документов и дел и последующей утилизации;

• оперативному хранению в кадровой службе.

Этап 3. Составляем номенклатуру дел (в случае ее отсутствия)

Номенклатура дел на все дела организации составляется в каждой организации ежегодно службой документационного обеспечения управления (ДОУ) (управление делами, общим отделом, канцелярией и т. п.), а при ее отсутствии - лицом, ответственным за ДОУ, при участии архива на основе номенклатур дел структурных подразделений. Соответственно, подготовленную номенклатуру дел кадровой службы необходимо передать для дальнейшего согласования и утверждения руководителем организации. Номенклатура кадровой службы составляется по форме согласно приложению 10 к Инструкции по делопроизводству.

В нее включаются заголовки дел, которым присваивается индекс, сроки хранения дел, делаются определенные отметки, характеризующие включенные дела.

Использование номенклатуры дел в практике обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в кадровой службе.

Этап 4. Передаем в архив дела, подлежащие архивному хранению

В ходе проверки можно выявить документы, которые не были сданы в архив организации. В этом случае необходимо составить опись кадровой службы. Она может составляться как на все документы кадровой службы, так и отдельно на личные дела (при их большом количестве).

Так, опись дел по личному составу кадровой службы должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.87 Правил работы архивов).

Это означает, что личные дела работников, уволенных в 2016 году, в течение 2017 года подлежат оформлению в кадровой службе, в течение 2018 года должны быть переданы в архив организации. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства).

В опись включаются дела, прошедшие полное оформление:

• систематизацию документов в деле (не более 4 см; расположение протоколов, приказов - по возрастанию номеров, переписки - запрос-ответ);

• удаление металлических предметов, изъятие факсов;

• нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу карандашом);

• составление листа-заверителя дела;

• переплет дела;

• оформление обложки дела.

Этап 5. Уничтожаем документы

Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, установлен главой 16 Инструкции по делопроизводству и главой 13 Правил работы архивов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.13 (пп.102-108) Правил работы архивов в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться только на дела кадровой службы. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Документы могут включаться в акт только за тот год, за который документы постоянного хранения и по личному составу включены в соответствующие сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).

Акт о выделении документов к уничтожению рассматривается на заседании ЭК (ЦЭК), результаты рассмотрения отражаются в протоколе заседания ЭК (ЦЭК) организации.

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Обратите внимание! Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

25.05.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела