Продолжение ведения ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

02.10.2024

В материале рассмотрено, что делать с личным делом работника, если он повторно поступает на работу в ту же организацию.

По решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию, если это личное дело не было передано на хранение в архив организации в установленном законодательством порядке. В ином случае заводится новое личное дело (п.19 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29).

Личные дела, завершенные делопроизводством, подлежат передаче в архив организации и включаются в описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации (гл.16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Личное дело работника считается завершенным после включения в него копии (выписки из) распорядительного документа организации (учредителя, должностного лица) об увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего).

Дата приказа (иного распорядительного документа) об увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) будет являться датой окончания ведения личного дела.

После увольнения работника его личное дело передается в архив организации в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства (п.18 Инструкции № 29).

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 4).

Таким образом, личные дела, оформленные и подготовленные к передаче в архив в 2024 году, сдают в архив организации в течение 2025 года.

До передачи в архив организации личные дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.195 Инструкции № 4).

Личные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению. Требования к полному оформлению личного дела определены п.164 Инструкции № 4.

Личные дела передаются в архив организации по описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу структурного подразделения организации (кадровой службы) по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 4.

После передачи личного дела в архив организации дело снимается с учета в журнале (книге) учета личных дел работников с проставлением соответствующей отметки в графе 4. В графе делается запись «Сдано в архив» с указанием даты передачи (ч.2 п.18 Инструкции № 29).

Пример Номер личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата постановки на учет Отметка о снятии с учета 1 2 3 4 …       169 Иванов Александр Петрович 24.03.2018 Сдано в архив 19.03.2025 170 Кузнецова Елена Сергеевна 12.04.2018 Сдано в архив 19.03.2025 171 Петров Иван Иванович 05.06.2018 Сдано в архив 19.03.2025 …

Эта дата берется из описи дел кадровой службы, составляемой при передаче личных дел в архив организации (дата проставляется в конце описи дел при оформлении процедуры приема-передачи личных дел).

Следовательно, в случае приема на работу в ту же организацию уволенного ранее работника (после передачи его личного дела в архив организации по описи) на него должно быть заведено новое личное дело.

До передачи в архив организации личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе. В данном случае по решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию.

В случае продолжения ведения личного дела нет необходимости включать в его состав новый Личный листок по учету кадров, так как состав сведений, отражаемых в нем, и состав сведений, отраженных во включенном ранее в личное дело личном листке по учету кадров, принципиальных различий иметь не будет.

В обязательном порядке в состав данного личного дела следует включить документ «Общие сведения о работнике» по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 29.

Если в конце внутренней описи документов личного дела была оформлена итоговая запись, в которой указано цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела, и подписана лицом, составившим внутреннюю опись документов дела, с указанием должности служащего, расшифровки подписи и даты (чч.4, 5 п.166 Инструкции № 4), следует включить дополнительный экземпляр внутренней описи. Он будет помещен вслед за первым экземпляром внутренней описи документов личного дела и в дальнейшем пронумерован валовой нумерацией.

Обратите внимание! Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются отдельно.

Если реквизиты обложки личного дела были дооформлены (проставлена дата окончания ведения личного дела), на обложке личного дела следует указать дату приказа (иного распорядительного документа) о повторном приеме на работу (по аналогии с ч.10 подп.169.5 п.169 Инструкции № 4): если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты).

Пример Начато:  12.06.2017 23.09.2024 Окончено:  31.07.2024

При необходимости обложку личного дела можно переоформить (перепечатать) заново, например, с указанием на ней даты приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу впервые и даты приказа (иного распорядительного документа) о повторном приеме на работу.

Пример Начато:  12.06.2017 23.09.2024 Окончено:

Регистрационный номер личного дела в случае его продолжения остается прежним (оно уже было поставлено на учет в журнале (книге) учета личных дел работников).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.