Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Проставление литеры и сроки хранения приказов: обучение, повышение квалификации, стажировка, практика

Все издаваемые в организации приказы делятся на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам (часть первая п.98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Приказы по личному составу в зависимости от своей практической значимости имеют срок хранения 75 лет или 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то хранятся 10 лет. Соответствующие сроки хранения установлены перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (подп.21.3, 21.4 п.21 приложения 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Однако Перечень не содержит все виды приказов по личному составу. Отнесение приказов, не содержащихся в Перечне, к одной из групп осуществляется организацией, срок хранения устанавливается решением экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) (ЦЭК (ЭК)).

Справочно ЦЭК (ЭК) - это совещательный орган, решения которого утверждаются руководителем организации. Заседания ЦЭК (ЭК) и принимаемые решения оформляются протоколами (п.177 Инструкции № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.177 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Так, документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 части первой ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз.15 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З). Комментарии см. здесь.

Вместе с тем вопрос отнесения приказов о зачислении на обучение (дополнительное образование) должен решаться в зависимости от того, какие задачи и функции закреплены в уставе организации. Если осуществление дополнительного образования закреплено в уставе как основная деятельность, то приказы о зачислении на обучение будут приказами по основной деятельности.

Срок хранения приказов о прохождении практики целесообразно установить 3 года, так как они не влияют на определение размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.).

В зависимости от группы, к которой относятся приказы, а также срока их хранения регистрационный индекс приказов дополняется литерой «к» или «л» и формируется два дела. При этом приказы по личному составу определенных разновидностей при их значительном количестве могут формироваться в отдельные дела. Например, в организации могут формироваться отдельные дела с приказами о направлении на повышение квалификации, приказами о направлении на переподготовку и др. В этом случае заголовки всех этих дел включаются в номенклатуру дел организации в самостоятельные дела и их регистрационные индексы должны иметь различные условные обозначения.

Пример 1-кв, 1-пр и т. п.

Порядок присвоения литер должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству организации.

Литера приказа и срок хранения

* Рекомендуемый срок хранения приказов.

26.08.2020

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела