Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРОСТАВЛЕНИЕ ПЕЧАТИ НА ДОКУМЕНТАХ

Виды печатей

Виды печатей, которые могут использоваться для удостоверения документов:

• печать организации;

• печать структурного подразделения организации;

• печать, указывающая на ее функциональное назначение (часть третья п.62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Справочно С 11 февраля 2016 г. утратил силу Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100.

Печать организации является основной и должна изготавливаться в каждой организации. Она может быть:

• гербовой (содержит изображение Государственного герба Республики Беларусь);

• простой.

Справочно Примерную форму приказа об утверждении перечня организационно-распорядительных документов организации, заверяемых печатью, можно посмотреть здесь.

Проставление печати на документах

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь (часть пятая п.62 Инструкции № 4).

В организации перечень документов, на которых проставляется печать, может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя, иным распорядительным документом, либо может являться приложением к инструкции по делопроизводству в организации. Соответствующая норма может быть закреплена и в ином организационном документе, например в табеле форм документов.

При этом в Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, комплексно определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства Республики Беларусь.

Например, частью пятой п.62 Инструкции № 4 установлено, что проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Так, подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей (п.5.23 СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц (справки о месте работы (учебы), трудовом стаже, размере заработной платы и т. п.) (часть седьмая п.51 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41; далее - Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. Методические указания № 41 утратили силу в связи с отменой СТБ 6.38-2004, утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (ксерокса) для рассылки (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172). Копии таких документов могут заверяться как гербовой, так и простой печатью (например, печатью структурного подразделения или печатью для заверения документов).

Печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе» (пп.25 и 44 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, далее - Инструкция № 40).

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты. Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, а ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (п.51 Инструкция № 40).

Внесенная в трудовую книжку пропущенная запись заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (п.56 Инструкции № 40).

Заверение иных записей, внесенных в трудовую книжку, предусмотрено также пп.70 и 71 Инструкции № 40.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2017 г. следует руководствоваться пп.25, 44, 51, 56, 70 и 71 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07.08.2017 № 41.

Заверение справок

При необходимости печатью может заверяться служебная справка (п.130 Инструкции № 4).

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не содержат единого исчерпывающего перечня разновидностей служебных справок, требующих заверения печатью. В то же время необходимость заверения печатью определенных разновидностей служебных справок закреплена в отдельных нормативных правовых актах.

Так, заверения печатями требуют:

• справки о стоимости мелиоративных мероприятий и справки о стоимости оказанных услуг по эксплуатации (обслуживанию) мелиоративных систем и отдельно расположенных гидротехнических сооружений (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 05.05.2009 № 584 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь "О мелиорации земель"»);

• справки о стоимости выполненных работ и справки о стоимости выполненных работ и затратах, являющиеся основаниями для расчетов за выполненные строительные и иные специальные монтажные работы в рамках договоров строительного подряда (постановление Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 17.10.2011 № 48 «Об установлении форм документов и утверждении Инструкции о порядке заполнения и применения дефектного акта на гарантийный ремонт»);

• справки об уплате налога на доходы иностранных организаций, не осуществляющих деятельность в Республике Беларусь через постоянное представительство, справки, подтверждающие сумму уплаченного в бюджет налога на прибыль иностранной организацией, справки о постоянном местонахождении белорусской организации (в целях избежания двойного налогообложения), справки о состоянии расчетов с бюджетом (постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 26.04.2013 № 14 «О некоторых вопросах осуществления налоговыми органами административных процедур, установлении форм некоторых документов и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь») и др.

Печатью организации в обязательном порядке должны заверяться личные справки (то есть справки, подтверждающие сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемые гражданину, - о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (п.130 Инструкции № 4).

Данное требование также закреплено в отдельных нормативных правовых актах, устанавливающих формы и требования к оформлению соответствующих справок.

Например, гербовой печатью заверяются:

• справки органа, регистрирующего акты гражданского состояния, содержащие сведения из записи акта о смерти (Указ Президента Республики Беларусь от 13.06.2008 № 329 «О некоторых вопросах признания задолженности безнадежным долгом и ее списания»);

• справки, подтверждающие факт работы лица, имеющего постоянное место жительства в Республике Беларусь, за пределами таможенной территории Евразийского экономического союза, а также факт отзыва и (или) возвращения в Республику Беларусь в связи с досрочным расторжением трудового договора (контракта) дипломатических работников и работников административно-технического персонала дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь (Указ Президента Республики Беларусь от 21.07.2014 № 360 «О перемещении через таможенную границу Евразийского экономического союза в Республике Беларусь товаров для личного пользования», далее - Указ);

• справки, подтверждающие дату постановки гражданина на консульский учет и дату снятия гражданина с консульского учета в связи с возвращением к месту постоянного проживания в Республику Беларусь при подтверждении факта нахождения граждан Республики Беларусь, постоянно проживающих в Республике Беларусь, на консульском учете в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Республики Беларусь за границей и возвращения к месту постоянного проживания в Республику Беларусь (подп.4.7 п.4 Указа), и др.

Проставление печати организации на личных справках предусмотрено их типовыми формами, установленными уполномоченными органами (п.128 Инструкции № 4) (см., например, постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения»).

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь установлены также формы справок:

• о размере заработной платы (денежного довольствия) (постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07.07.2010 № 95).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 31 июля 2016 г. следует применять форму справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) согласно приложению 132 к вышеназванному постановлению № 140;

• о заработке для исчисления пенсии (постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.11.2007 № 148);

• об удержании алиментов и их размере (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.08.2010 № 46);

• о заработной плате (при назначении ежемесячного денежного содержания отдельным категориям государственных служащих) (Положение о порядке назначения и выплаты ежемесячного денежного содержания отдельным категориям государственных служащих, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 30.11.2006 № 705);

• о самостоятельном трудоустройстве (для выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование) (приложение 2 к Положению о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.06.2011 № 821) и др.

Печатью организации заверяются архивные справки, содержащие информацию как служебного, так и личного характера. Соответствующие требования содержатся в Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7 (часть четвертая п.231 указанных Правил) и Методических рекомендациях по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2014 № 9.

Указанными нормативным правовым актом и методическим документом предусмотрено, что в случае, если сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью архива (организации).

25.04.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Где проставляется гербовая печать: только на подпись руководителя или допускается на подписях других сотрудников?