Материал помещен в архив

ПРОВЕДЕНИЕ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ: ПРОЦЕДУРА, ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ПОСЛЕДСТВИЯ

Определение служебного расследования

В трудовом законодательстве понятие «служебное расследование» отсутствует. При этом в некоторых нормативных правовых актах термины «служебная проверка», «служебное расследование» используются, в частности:

• в Законе РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»;

• Законе РБ от 08.05.2007 № 220-З «О прокуратуре Республики Беларусь» и т.п.

Исходя из приведенных в отдельных отраслях законодательства (примечание) определений служебное расследование (служебную проверку) можно определить как деятельность должностных лиц, назначенных (уполномоченных) для его проведения, по своевременному, всестороннему, полному и объективному установлению фактических обстоятельств совершения работниками проступков (правонарушений), а также иных событий, обстоятельства наступления которых необходимо выяснить для принятия по ним законных решений.

Или иными словами, служебное расследование - это совокупность действий должностных лиц по своевременному, всестороннему, полному и объективному сбору и исследованию материалов по факту дисциплинарного проступка работника либо невыполнения им должностных обязанностей.

Алгоритм действий нанимателя по проведению служебного расследования

Шаг 1. Регламентация проведения служебного расследования на локальном уровне

Служебное расследование может регулироваться как правилами внутреннего трудового распорядка (ст.194, 195 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)), так и отдельным локальным нормативным правовым актом (например, специальным положением или инструкцией). При этом закрепленный соответствующим локальным актом порядок проведения служебного расследования не должен противоречить требованиям трудового законодательства.

Пример оформления положения о порядке проведения служебного расследования

О порядке проведения служебного
расследования

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Служебное расследование является разновидностью внутриорганизационной деятельности. Оно проводится с целью выяснения обстоятельств происшедшего, установления вины конкретных лиц, размера причиненного ущерба, выявления причин и условий, способствовавших изучаемому событию, и применения превентивных профилактических мер в дальнейшем.

1.2. Служебное расследование представляет собой процесс гласного сбора и документирования информации, относящейся к событию и получаемой путем опроса работников общества с ограниченной ответственностью «Версаль» (далее - Общество) и других лиц (с их согласия), располагающих ею, ознакомления с документами, осмотра служебных помещений, предметов, участков местности, а также оценки этой информации, подготовки выводов и предложений.

2. НАЗНАЧЕНИЕ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ

2.1. Основанием для проведения служебного расследования (проверки) являются ставшие известными руководителю Общества сведения о фактах причинения ущерба Обществу либо нарушениях внутренних правил Общества, могущих повлечь причинение ущерба. Такие сведения могут содержаться в докладных записках руководителей подразделений, сообщениях правоохранительных органов, иных государственных, а также негосударственных структур и частных лиц.

2.2. Разбирательство назначается руководителем, наделенным правом издания приказов, после получения сведений о событии путем дачи письменного указания либо издания приказа о назначении группы работников (комиссии во главе с председателем) для выполнения этой работы.

2.3. Председателем комиссии разрабатывается план проведения расследования, распределяются направления работы, изучаются законодательные и другие нормативные акты по вопросам, подлежащим выяснению.

2.4. Руководитель, назначивший служебное расследование, дает указание о направлении и объеме изучения события.

2.5. Работники, на которых возложено проведение служебного расследования, могут освобождаться от исполнения функциональных постоянных обязанностей на период разбирательства.

2.6. Работники не могут участвовать в проведении служебного расследования, если они прямо или косвенно заинтересованы в его результатах.

3. ПРОВЕДЕНИЕ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ

3.1. В ходе служебного расследования устанавливается:

3.1.1. действительно ли имело место событие;

3.1.2. обстоятельства (где, когда), при которых оно произошло;

3.1.3. наличие отрицательных последствий события, характер и размер ущерба;

3.1.4. причинная связь между проступком (действиями, бездействием) конкретного лица (лиц) и результатом события;

3.1.5. причины и условия, способствовавшие событию (совершению проступка);

3.1.6. наличие обстоятельств, смягчающих или отягчающих ответственность виновного лица.

3.2. Разбирательство проводится в срок до 10 дней. В случае необходимости срок разбирательства может быть продлен руководителем, назначившим разбирательство, по мотивированному обращению председателя комиссии в рамках срока привлечения к дисциплинарной ответственности (ст.200 Трудового кодекса РБ).

3.3. Работники, которым поручено проведение разбирательства, подотчетны руководителю, назначившему разбирательство, и председателю комиссии.

3.4. Работники, которым поручено проведение разбирательства, обязаны:

3.4.1. соблюдать предусмотренные законодательством права и интересы лиц - участников служебного расследования;

3.4.2. делать выводы по результатам работы комиссии только на основании фактических данных, полученных в результате служебного расследования и закрепленных документально;

3.4.3. своевременно докладывать руководителю, назначившему служебное расследование, о выявленных нарушениях законодательства, причинах и условиях, способствовавших совершению проступка (правонарушения);

3.4.4. в случае установления в ходе служебного расследования признаков преступления немедленно доложить об этом руководителю и по его указанию направить материалы в установленном порядке в следственные (правоохранительные) органы.

3.5. Работники, которым поручено разбирательство, имеют право:

3.5.1. приглашать для беседы работников, а также других граждан (с их согласия). Получать от них письменные объяснения по фактам, имеющим отношение к предмету разбирательства.

Отказ от дачи пояснений оформляется отдельной справкой с указанием мотивов отказа;

3.5.2. с разрешения руководителя, назначившего служебное расследование, знакомиться с документами Общества, имеющими отношение к предмету разбирательства;

3.5.3. в случае необходимости приобщать указанные документы либо их копии к материалам служебного расследования;

3.5.4. получать в установленном порядке консультации у специалистов Общества и других структур государственной и негосударственной форм собственности по вопросам, требующим специальных познаний;

3.5.5. осматривать предметы, документы, изделия, участки местности, имеющие отношение к событию;

3.5.6. применять для фиксации полученной информации средства аудио-, видеозаписи по правилам уголовно-процессуального законодательства.

3.6. Работники, которым поручено проведение разбирательства, могут приобщать к заключению о результатах служебного расследования свое особое мнение в случае несогласия с процессом служебного расследования или выводами по результатам работы.

4. ЗАВЕРШЕНИЕ СЛУЖЕБНОГО РАССЛЕДОВАНИЯ

4.1. По результатам служебного расследования проводившие его работники составляют мотивированное заключение (акт), которое представляется руководителю, назначившему служебное расследование. В заключении должны быть указаны:

4.1.1. должности и фамилии работников, проводивших разбирательство, и основание для его назначения;

4.1.2. установочные данные лица, в отношении которого проводилось разбирательство;

4.1.3. аргументированные ответы на вопросы, перечисленные в п.3.1 настоящего Положения;

4.1.4. предложения (в зависимости от результатов служебного расследования) о применении к виновному конкретного дисциплинарного взыскания, привлечении его к материальной ответственности, мерах, направленных на устранение причин и условий, способствовавших совершению проступка, о прекращении служебного расследования или направлении материалов служебного расследования в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела.

4.2. Мотивированное заключение, подписанное работниками, проводившими служебное расследование, не требует согласования с непосредственными руководителями этих сотрудников.

4.3. Руководитель, назначивший служебное расследование, изучает собранные материалы и заключение, оценивает их полноту и объективность, утверждает заключение либо возвращает с конкретными указаниями о собирании дополнительных сведений. Служебное расследование считается законченным в день утверждения заключения.

Если в ходе служебного расследования будут установлены признаки состава преступления, руководитель организации направляет материалы в установленном порядке в правоохранительные органы.

4.4. Руководитель, утвердивший заключение, определяет форму, в которой работники, в отношении которых проводилось разбирательство, знакомятся с его материалами.

Шаг 2. Обнаружение и фиксация проступка (дисциплинарного правонарушения)

Факт совершения работником виновных действий, которые явились основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности, должен быть доказан нанимателем.

Основаниями для начала служебного расследования (проверки) могут стать:

• заявление самого работника;

• письменные и устные обращения граждан, содержащие сведения о совершении работником проступка;

• докладные записки руководителей структурных подразделений;

• акт об обнаружении недостачи материальных ценностей;

• заключение аудитора, акт инвентаризации и т.п.

На основании указанных сведений и документов наниматель инициирует проведение служебного расследования, задачей которого является установление виновного лица.

Пример оформления докладной записки о совершении работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, действий, которые являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя

О совершении работником действий, которые
являются основанием для утраты доверия
к нему со стороны нанимателя

В ходе проведения 24.02.2014 инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации была обнаружена недостача денежных средств на сумму 980 000 руб. Материально ответственное лицо - кассир Иванова Е.А.

Это уже повторная недостача денежных средств с декабря 2013 г. Первая недостача была выявлена 12.12.2013 также в ходе инвентаризации наличных денежных средств.

В связи с этим прошу провести служебное расследование по данному факту и рассмотреть вопрос о возможности увольнения кассира Ивановой Е.А. за совершение виновных действий, которые явились основанием для утраты доверия со стороны нанимателя (п.2 ст.47 Трудового кодекса РБ).

Шаг 3. Принятие решения о проведении служебного расследования

Решение о проведении служебного расследования, как правило, оформляется в форме приказа или распоряжения руководителя организации или иного лица, уполномоченного принимать кадровые решения. В таком приказе (распоряжении) обычно указываются:

• повод для проведения служебного расследования (проверки);

• состав комиссии, ее председатель и полномочия комиссии (если такие полномочия не закреплены в соответствующем локальном нормативном правовом акте организации);

• срок проведения расследования и срок представления руководителю организации материалов проверки и заключения (акта) по ее результатам.

Для служебного расследования формируется комиссия в составе, как правило, не менее трех человек. Председателем комиссии может стать сам руководитель организации, но нередко им назначается начальник отдела кадров. По возможности рекомендуется привлекать к участию в работе комиссии юрисконсультов организации, а в случае причинения материального ущерба нанимателю - бухгалтеров. Если виновный работник - член профсоюза, в состав комиссии следует включить представителя профсоюзного органа.

Среди полномочий членов комиссии можно выделить:

• получение от работников письменных объяснений, иной информации по существу проводимой проверки;

• истребование документов или информации, относящейся к проводимой проверке, в т.ч. из государственных органов, от юридических и физических лиц, для ознакомления с ними и приобщения их (или их копий) к материалам проверки;

• привлечение специалистов по вопросам, требующим специальных знаний;

• документальное оформление полученных сведений.

Помимо прав у членов комиссии есть и обязанности:

• обеспечение всестороннего, объективного изучения и юридически грамотного документального оформления сведений обо всех обстоятельствах совершенного деяния;

• приобщение к материалам служебного расследования допустимых письменных доказательств;

• обеспечение сохранности и конфиденциальности материалов расследования;

• составление по итогам работы заключения (акта) о результатах служебного расследования и представление его руководителю организации в установленный срок.

Ответственность за соблюдение сроков, полноту и объективность проведения служебного расследования несет председатель комиссии. С приказом о проведении служебного расследования в обязательном порядке под подпись должны быть ознакомлены работник, в отношении которого проводится проверка, и все члены комиссии.

Работник, в отношении которого проводится служебное расследование, вправе:

• знать, в связи с чем проводится служебное расследование;

• давать письменные объяснения по поводу совершенного деяния, заявлять об имеющихся у него доказательствах, представлять их для приобщения к материалам служебного расследования; обеспечивать явку свидетелей для опроса;

• подавать заявление руководителю организации об отводе члена (членов) комиссии от проведения проверки с конкретными доводами, объясняющими такой отвод;

• под подпись знакомиться по окончании служебного расследования с его материалами и заключением (актом) о результатах расследования.

Срок проведения служебного расследования может быть закреплен в соответствующем локальном акте организации здравоохранения или в приказе о проведении служебного расследования и не может превышать сроки привлечения к дисциплинарной ответственности, установленные в трудовом законодательстве. Так, в силу ст.200 ТК дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

Днем обнаружения дисциплинарного проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен.

При рассмотрении материалов о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня отказа в возбуждении (после прекращения) уголовного дела.

Законодатель ограничивает и период, в течение которого дисциплинарное взыскание может быть применено:

• со дня совершения проступка - 6 месяцев;

• по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями (со дня совершения дисциплинарного проступка), - 2 года.

Пример оформления приказа о проведении служебного расследования

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

24.02.2014 № 5

г.Минск

О проведении служебного
расследования

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить служебное расследование в отношении кассира Ивановой Е.А. по факту недостачи денежных средств в кассе организации, выявленной в результате проведенной 24.02.2014 инвентаризации.

2. Создать комиссию для проведения служебного расследования в составе:

председателя комиссии - заместителя директора Шиловой Е.И.;

члены комиссии:

- юрисконсульт Соколова С.В.;

- бухгалтер Петрова В.П.

3. Комиссии в срок до 24.02.2014 провести расследование по факту недостачи денежных средств в кассе организации.

Ответственный: председатель комиссии Шилова Е.И.

4. Комиссии представить письменное заключение по результатам расследования.

Шаг 4. Проведение служебного расследования

Статья 199 ТК устанавливает обязанность нанимателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение. Отказ работника от дачи объяснения оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. В нем, как правило, указываются место, дата и время его составления, персональные данные членов комиссии (должность, Ф.И.О.), составивших акт, причина отказа работника от письменных объяснений в произвольной форме. В силу части второй ст.199 ТК такой отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

В ходе проведения расследования наниматель вправе опрашивать работников организации, очевидцев произошедшего (с их согласия), проверять внутреннюю документацию, привлекать на договорной основе экспертов (аудиторов, оценщиков и других специалистов сторонних организаций для дачи профессиональных заключений), проводить инвентаризацию имущества, направлять запросы в государственные органы, учреждения и прочие организации. Заметим, что наниматель может получать сведения и документацию от третьих лиц только на добровольной основе. У него нет права проводить обыск, личный досмотр, допросы или требовать от работников прохождения проверки с применением спецтехники.

При проверке должна быть соблюдена объективность. Для этого необходимо исключить обстоятельства, вызывающие сомнение в беспристрастности членов комиссии.

Сбор необходимой информации в ходе служебного расследования может осуществляться только гласными методами, а полученные сведения, относящиеся к совершенному деянию, должны документально оформляться по правилам делопроизводства, принятым у данного нанимателя.

В процессе служебного расследования должны быть установлены:

• факт совершения работником дисциплинарного проступка;

• время, место, обстоятельства совершения соответствующего деяния, а также оценка его последствий;

• вина работника и ее степень;

• характер и размер вреда, причиненного нанимателю;

• причины и мотивы совершения проступка и их оценка;

• обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность;

• причины и условия, способствовавшие совершению данного деяния.

В ходе служебной проверки, как правило, разрабатываются предложения о мерах дисциплинарной или иной ответственности провинившегося. Целесообразно также дополнительно подготовить рекомендации по проведению мероприятий предупредительно-профилактического характера, направленных на устранение причин и условий, способствовавших совершению деяния.

Пример оформления предложения о даче объяснений по факту недостачи

О даче объяснений по факту недостачи

Уважаемый Иван Сергеевич!

Просим Вас дать объяснения по факту недостачи на складе товарно-материальных ценностей 4 (четырех) мониторов жидкокристаллических (инв. № 11111-11115), выявленной в ходе инвентаризации, проведенной 24.02.2014.

Объяснения просим представить в письменном виде не позднее 26.02.2014.

Шаг 5. Оформление решения комиссии по расследованию факта совершения работником действий, которые могут быть основанием для утраты к нему доверия со стороны нанимателя (при условии ее создания)

На основании собранных материалов проверки оформляется заключение (акт) служебного расследования, состоящий из трех частей - вводной, мотивировочной (описательной) и резолютивной.

Вводная часть содержит:

• основание и повод проведения служебного расследования;

• состав комиссии, проводившей служебное расследование (с указанием должности, фамилии и инициалов председателя и членов комиссии);

• сведения о работнике, в отношении которого проводилось служебное расследование (Ф.И.О., год рождения, образование, должность, время работы в организации, а также в занимаемой должности).

В мотивировочной (описательной) части указываются обстоятельства и факты, установленные в ходе расследования, подтверждение установленных обстоятельств и фактов, например, совершения проступка, вины работника, причиненного ущерба и т.д. При причинении работником ущерба указываются данные о его характере и размере, обосновывается причинная связь между деянием и наступившими негативными последствиями.

Резолютивная часть содержит:

• заключение о виновности (невиновности) работника, в отношении которого проведено служебное расследование, с указанием мотивов и целей совершенного деяния;

• предложения о мере ответственности работника (дисциплинарной и (или) материальной) либо о направлении материалов в правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией;

• предложения по устранению причин и условий, способствовавших совершению проступка;

• рекомендации предупредительно-профилактического характера.

К заключению (акту) о результатах служебного расследования прилагаются документы, послужившие поводом для его проведения; копия приказа о проведении проверки; докладные, служебные и объяснительные записки работника, должностных лиц и очевидцев происшедшего; документы, подтверждающие обстоятельства совершенного проступка, и т.п.

Заключение (акт) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Член комиссии, не согласный с выводами или с содержанием отдельных положений заключения (акта), вправе изложить свое особое мнение в отдельном документе и приобщить его к акту (с указанием на это в самом акте). Рекомендуется ознакомить работника, в отношении которого проводилось расследование, с пакетом документов под подпись.

Заключение (акт) со всеми прилагаемыми к нему материалами передают лицу, уполномоченному принимать решения о применении дисциплинарного взыскания.

По результатам служебного расследования руководитель организации принимает решение:

• о привлечении виновных лиц к ответственности;

• проведении мер предупредительно-профилактического характера;

• возвращении материалов для производства дополнительного служебного расследования в пределах сроков применения дисциплинарного взыскания;

• прекращении проведения служебного расследования.

Пример оформления акта о результатах работы комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Версаль»

(ООО «Версаль»)

АКТ

28.02.2014 № 5

г.Минск

О результатах работы комиссии по факту
недостачи товарно-материальных ценностей

Составлен комиссией:

председатель комиссии - заместитель директора Шилова Е.И.;

члены комиссии:

- юрисконсульт Соколова С.В.;

- бухгалтер Петрова В.П.

В период с 24 по 28 февраля 2014 г. было проведено расследование по факту недостачи на складе товарно-материальных ценностей, а именно 4 (четырех) мониторов жидкокристаллических, инв. № 11111-11115.

В ходе расследования было выявлено следующее.

Согласно акту от 26.12.2014 № 15 после проведения инвентаризации вышеуказанные товарно-материальные ценности находились на складе.

10 февраля 2014 г. на склад обратился главный бухгалтер Шабусова В.А. с должностной запиской, завизированной директором, в соответствии с которой Сидоров И.С. должен был выдать 4 (четыре) жидкокристаллических монитора. Сидоров И.С. заявил, что мониторы он выдать не может, поскольку их нет на складе. После чего Шабусова В.А. обратилась к директору с докладной запиской о сложившейся ситуации, в результате которой не представляется возможным обеспечить работников необходимой техникой.

24 февраля 2014 г. у Сидорова И.С. было затребовано объяснение по факту отсутствия на складе материальных ценностей.

Сидоров И.С. с 6 июня 2011 г. работает в обществе с ограниченной ответственностью (ООО) «Версаль» кладовщиком. С ним заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В трудовую функцию кладовщика включены работы по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе ООО «Версаль», а также сохранности товарно-материальных ценностей.

В соответствии с должностной инструкцией кладовщика (утверждена 6 июня 2011 г.) работник обязан сдавать ключи от склада в конце каждого рабочего дня и получать их в начале рабочего дня. При этом в журнале учета выдачи-сдачи ключей от помещений ООО «Версаль» делается соответствующая отметка. Однако в нарушение должностной инструкции, с которой работник был ознакомлен под подпись, ключи от склада, выданные Сидорову И.С. 3 января 2014 г., не были им возвращены по окончании рабочего дня. Это подтверждается отсутствием соответствующей записи в журнале учета выдачи-сдачи ключей.

24 февраля 2014 г. Сидоров И.С. устно пояснил, что ключи не были сданы им по забывчивости, однако письменное объяснение он давать отказался. Сидоров И.С. является единственным кладовщиком ООО «Версаль», и только он имеет доступ к комплекту ключей от склада. Второй комплект ключей от склада хранится в опломбированном ящике в административно-хозяйственном отделе, и завладеть им на момент исчезновения со склада товарно-материальных ценностей никто не мог. На месте осмотра склада не было выявлено следов взлома или использования отмычек при открывании двери склада.

24 февраля 2014 г. в связи с отказом Сидорова И.С. дать письменные объяснения по факту отсутствия на складе товарно-материальных ценностей был составлен соответствующий акт.

Действия Сидорова И.С. содержат в себе признаки совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, что дает основание для утраты доверия к нему со стороны нанимателя.

Сидоровым И.С. не выполнено требование должностной инструкции в части обязательной сдачи ключей от склада после окончания рабочего дня. При этом комиссией исключен факт завладения ключами от склада посторонними лицами.

На складе отсутствуют товарно-материальные ценности, вверенные Сидорову И.С. в соответствии с договором о полной материальной ответственности. При этом Сидоров И.С. не смог представить документы, которыми бы подтверждался факт передачи материальных ценностей работникам ООО «Версаль», в соответствии с заявками, оформленными надлежащим образом.

Исходя из установленных обстоятельств, считаем, что кладовщика Сидорова И.С. возможно уволить по п.2 ст.47 Трудового кодекса РБ (совершение работником, непосредственно обслуживающим материальные ценности, виновных действий, которые явились основанием для утраты к нему доверия со стороны нанимателя).

Шаг 6. Учет служебных расследований (при необходимости)

Для учета всех служебных расследований и их результатов целесообразно завести журнал учета служебных расследований. Этот документ можно вести в электронном виде для облегчения поиска всех проступков по одному работнику. Все материалы расследований также целесообразно хранить сброшюрованными в отдельные дела либо подшитыми в одно дело и размещенными по хронологии.

Примечание. Например, п.3 Инструкции о порядке проведения служебного расследования в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 08.04.2004 № 12, п.3 Инструкции о порядке проведения служебного расследования в органах пограничной службы Республики Беларусь, утвержденной постановлением Госпогранкомитета РБ от 27.03.2009 № 15, и т.п.

17.03.2014

Владимир Самосейко, юрист