Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДЕЛ В АРХИВЕ

Одна из функций архива организации - проведение проверки наличия документов и дел, хранящихся в архиве (абзац 6 п.6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Виды и сроки проверок

Целью проведения проверки наличия и состояния дел является установление соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, и выявление документов, подлежащих консервационно-профилактической, реставрационной и технической обработке (п.317 Правил).

Сроки проведения плановых и внеочередных проверок установлены в п.318 Правил.

Оформляемые документы при проверке

Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива организации или специальной комиссией, создаваемой руководителем организации (часть первая п.319 Правил).

Справочно Приказ о создании комиссии для проведения проверки наличия и состояния дел архива (пример) см. здесь.

В ходе проверки наличия и состояния дел проверяется:

• правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел;

• соответствие нумерации дел итоговым записям в сводных описях дел и учетным документам;

• соответствие описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования организации и его структурных подразделений, индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов);

• физическое состояние дел путем визуального просмотра (часть первая п.320 Правил).

На каждое необнаруженное дело (документ) составляется карточка учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к Правилам.

Справочно Карточку учета необнаруженных дел (документов) (пример) см. здесь.

Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда (далее - лист проверки), форма которого приведена в приложении 53 к Правилам. Однако в форму листа проверки допускается добавлять дополнительные графы. При проверке небольших по объему фондов составляется один лист проверки на все описи дел фонда, при большом фонде - отдельный на каждую опись.

Листу проверки присваивается номер по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда. Раздел 1 «Наличие дел» заполняется следующим образом:

• в графу 1 вносится номер проверяемой описи фонда;

• в графу 2 вносится количество дел, числящихся в описи на основании последней итоговой записи в описи;

• в графе 3 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки. При этом дела, выданные работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами, пользователям в читальный зал архива организации, работникам организации во временное пользование, проверяются на общих основаниях по книгам выдачи дел из хранилища и считаются имеющимися в наличии;

• в графу 4 вносятся все литерные номера, если они не вошли в общее количество дел по описи;

• в графу 5 вносятся все литерные номера, если они вошли в общее количество дел по описи;

• в графах 6 и 7 перечисляются пропущенные номера дел, не отраженные в итоговой записи;

• в графе 8 указываются номера дел, неправильно подложенных в фонд;

• в графе 9 указываются номера архивных дел, выданных во временное пользование;

• в графу 10 вносится количество дел по проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи). При обнаружении не отмеченных в итоговой записи к сводной описи (годовому разделу сводной описи) неучтенных, литерных, пропущенных, повторных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

На оборотной стороне листа проверки отражаются сведения о физическом состоянии документов, которое определяется при их визуальном осмотре.

Лист проверки подписывается работниками, проводившими проверку, а затем включается в дело данного фонда.

Справочно Лист проверки наличия и состояния дел фонда (пример) см. здесь.

На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда (далее - акт проверки) по форме согласно приложению 54 к Правилам.

Акт проверки составляется и подписывается работниками, проводившими проверку, согласовывается центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и утверждается руководителем организации. Акты проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и включаются в дела соответствующих фондов после их утверждения.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи после заверительной надписи делается запись «Проверено», указываются дата, должность, подпись и расшифровка подписи работника, проводившего проверку (часть четвертая п.325 Правил).

Пример Проверено Делопроизводитель 27.03.2019 Подпись Е.В.Гриневич

Справочно Акт проверки наличия и состояния дел фонда (пример) см. здесь.

05.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела