Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Пять ответов на вопросы о докладной или служебной записке в кадрах

В процессе трудовых отношений иногда возникают конфликтные ситуации между нанимателем и работниками, ситуации, требующие решения возникшей проблемы, вмешательства нанимателя. Это может быть вызвано неисполнением или ненадлежащим исполнением своих обязанностей сторонами трудового договора, отсутствием необходимых для работы материалов, средств индивидуальной защиты и др.

Вопрос 1: Какую записку при необходимости следует писать должностному лицу нанимателя: служебную или докладную?

Ответ: Докладную записку.

Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Такой вид документа, как служебная записка, в Инструкции № 4 не приводится.

При организации документооборота необходимо также руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее - УСОРД).

Так, УСОРД содержит примеры форм докладных записок и объяснительной записки.

Таким образом, следует оформлять докладную записку.

Вопрос 2: Подразделяются ли докладные записки по видам?

Ответ: Подразделяются.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.) (п.119 Инструкции № 4).

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, а отчетными докладными записками информируют руководителя о ходе работ.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации (п.120 Инструкции № 4).

Вопрос 3: Докладная записка (внутренняя) составляется в произвольной или определенной форме?

Ответ: По нормам Инструкции № 4 и СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями.

Датой докладной записки является дата ее подписания (пп.120-123 Инструкции № 4).

Докладная записка о привлечении работника к работе в выходной день (пример)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

27.07.2020 № 12

г. Гомель

О привлечении работника к работе
в выходной день

В связи с необходимостью подготовки к проведению мероприятия по охране труда прошу привлечь специалиста по охране труда Рысину Татьяну Михайловну к работе по оформлению стенда по охране труда в выходной день 28.07.2020 с 09:00 до 13:00.

Вопрос 4: Необходимо ли в приказах ссылаться на докладную записку, например, о наложении дисциплинарного взыскания?

Ответ: Необходимо.

Доказывать вину работника в совершении дисциплинарного проступка обязан наниматель. В приказе о привлечении работника к дисциплинарной ответственности необходимо указать основания. Одним из таких оснований будет в том числе докладная записка руководителя.

Обратите внимание! Для применения меры дисциплинарного взыскания нанимателю необходимо соблюсти процедуру, установленную главой 14 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Вопрос 5: Регистрируются ли докладные записки в организации или просто подшиваются к приказам, отчетам и т. д.?

Ответ: Регистрируются.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Докладные записки могут регистрироваться централизованно в службе документационного обеспечения управления или децентрализованно в структурных подразделениях (например, в отделе кадров) в зависимости от особенностей организации документооборота.

Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.142.6 п.142 Инструкции № 4).

03.08.2020

Алексей Штейнер, юрист, специалист в сфере трудового законодательства