Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Работника назначили ответственным за делопроизводство по административным процедурам, осуществляемым по заявлениям граждан: выдача справки о размере заработной платы, назначение пособия по беременности и родам, назначение пособия по временной нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет и др. Такое делопроизводство необходимо вести отдельно от других видов делопроизводства.

Как практически это сделать, если все листки нетрудоспособности формируются в отдельное дело по номенклатуре дел?

ОТВЕТ: Формировать отдельные дела.

В организации при осуществлении административных процедур, предусмотренных пп.2.5, 2.13 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, далее - Перечень № 200, могут быть заведены следующие дела:

1) дела получателей пособия по беременности и родам (будут включать заявление о назначении государственных пособий, листки нетрудоспособности, другие необходимые документы, решение комиссии о назначении государственных пособий и документы, представленные по запросу);

2) протоколы заседаний комиссии о назначении пособия по временной нетрудоспособности;

3) листки нетрудоспособности работников, получающих пособие по временной нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 сентября 2022 г. следует руководствоваться п.2.5 Перечня № 200 с учетом изменений, внесенных Указом от 06.09.2022 № 311. Комментарий см. здесь.

Если в организации назначаются пособия по временной нетрудоспособности, предусмотренные пп.2.14, 2.16 Перечня № 200, то листки нетрудоспособности, предоставляемые для их назначения, могут храниться в одном деле.

Это связано с тем, что формирование дел с документами по:

• назначению пособия по беременности и родам осуществляется в дела получателей;

• временной нетрудоспособности - по видам документов (пп.11, 12 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспитывающим детей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569).

Срок хранения:

1) протоколов заседаний комиссии о назначении пособия по временной нетрудоспособности - 5 лет после прекращения выплаты;

2) листков нетрудоспособности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если такая проверка не проводилась - 10 лет (пп.599, 198 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Протоколы и листки нетрудоспособности в случае назначения пособия по временной нетрудоспособности будут формироваться в разные дела. В одном деле будут формироваться документы получателей пособия по беременности и родам. При этом такое дело будет объединять в себе документы с разными сроками хранения. В данном случае необходимо установить срок хранения для всего дела по максимальному сроку хранения. То есть для листков нетрудоспособности срок хранения будет увеличен до 5 лет.

Справочно Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации (п.9 примечания к Перечню).

Также в организации должно быть заведено дело, куда будут формироваться листки нетрудоспособности в случае утраты трудоспособности в связи с заболеванием или травмой в быту. Это связано с тем, что назначение такого пособия не является административной процедурой.

Таким образом, формирование отдельных дел, отдельная регистрация протоколов и будут отдельным ведением делопроизводства по административным процедурам.

Справочно На эту тему также см.: «Как правильно в приказе о назначении ответственных за осуществление административных процедур указать ответственного(ых) за осуществление административных процедур по пп.2.5, 2.6, 2.8, 2.9, 2.9-1, 2.12-2.14, 2.16 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, в частности за назначение государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности?».

10.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела