ВОПРОС

Ранее номенклатура дел была согласована с вышестоящей организацией (организация не является источником комплектования архива).

Можно ли изменять пункты, заголовки в согласованной номенклатуре дел, добавлять (исключать) разделы? Необходимо ли эти изменения отражать в протоколах экспертной комиссии (ЭК) либо следует изложить номенклатуру дел в новой редакции, утвердив ее у директора организации?

ОТВЕТ

Можно вносить все необходимые изменения (добавлять, исключать разделы номенклатуры дел и заголовки дел), но перед утверждением необходимо рассматривать номенклатуру дел на заседании ЭК каждый год, а согласовывать с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящей организации 1 раз в 5 лет.

Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (часть вторая п.155 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36.

11.02.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела