Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Ранее в организации был свой ведомственный перечень со сроками хранения документов служебного пользования (ДСП). В перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), отсутствуют виды и названия документов, относящихся к ДСП.

Как в настоящее время включать в номенклатуру дел организации такие документы, если они имеются?

ОТВЕТ

Необходимо применять пункт Перечня в зависимости от вида документов. В номенклатуре дел к таким делам необходимо добавлять литеры «дсп».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 января 2023 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 11.01.2023 № 1. Комментарий см. здесь.

Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в государственных органах, юридических лицах формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При этом документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, могут формироваться в отдельные дела или с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу.

На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования». В описях дел структурных подразделений государственного органа, юридического лица и в сводных описях дел (годовых разделах сводной описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения индекс дела, в томе которого содержатся названные документы, дополняется литерами «дсп» (п.11 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783).

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5   11. Отдел безопасности       …   11-28-дсп Переписка об эксплуатации информационных систем, подсистем информационных систем, комплексов задач, видов обеспечения   5 лет ЭПК п.1000   …

Перечень используется при проведении государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения. Его нормы обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечания 1, 2 к Перечню).

Таким образом, в зависимости от вида документов применяется необходимый пункт Перечня, а к индексу дела в номенклатуре дел необходимо добавлять литеры «дсп» (например, 6-10-дсп).

19.06.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела