Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Расчет суммы командировочных расходов на выплату аванса

Наталья Клясова
экономист

20.07.2022

Тема раскрыта в разделах:

Выдача аванса на командировочные расходы - обязанность нанимателя

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• за проживание вне места жительства (суточные);

• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ч.2 ст.95 ТК; ч.1 п.5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176).

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (ч.1 п.7 Положения № 176).

Основание для выдачи аванса - приказ (распоряжение) нанимателя (п.4 Положения № 176).

В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, организации) в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (ч.2 п.2 Положения № 176).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 апреля 2024 г. следует руководствоваться Положением № 176 с изменениями, внесенными постановлением Совмина от 22.03.2024 № 218. Комментарий см. здесь.

Формы документов • Приказ о командировании (пример).

Аванс на расходы по найму жилого помещения и суточные

Форма расчета суммы командировочных расходов на выплату аванса законодательством не утверждена, поэтому организации разрабатывают ее самостоятельно.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках:

• в пределах Республики Беларусь - на основании приложения 1 к Положению № 176;

• за границу - на основании приложения 2 к Положению № 176;

• водителю, осуществляющему внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки, за исключением автомобильных перевозок служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении, - на основании п.37 Положения № 176 (ч.4 п.5, п.38 Положения № 176);

• творческим и иным работникам театрально-зрелищных организаций для участия в зарубежных гастролях, иных международных культурных мероприятиях - на основании п.45 Положения № 176 (ч.5 п.5, п.46 Положения № 176).

Дополнительно по теме • Калькулятор суммы аванса на командировочные расходы.

Способы выдачи и валюта аванса

Аванс на командировочные расходы выдается:

1) в белорусских рублях - при командировании в пределах Республики Беларусь и за границу;

2) в иностранной валюте - при командировании за границу (ч.2 п.69 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

Работники обеспечиваются авансом путем:

✓ выдачи из кассы организации наличных денежных средств;

✓ перечисления на личную дебетовую карточку работника;

✓ выдачи корпоративной дебетовой карточки, открытой к счету организации (п.72 Инструкции № 117).

При командировании за границу аванс в иностранной валюте может быть выдан (перечислен):

1) в валюте установленных размеров командировочных расходов;

2) в валюте страны командирования.

Сумма аванса в валюте установленных размеров пересчитывается в валюту фактической выдачи, как правило, по официальному курсу Нацбанка на дату выдачи (перечисления) аванса.

Независимо от валюты, в которой был выдан (перечислен) аванс, авансовый отчет составляется в валюте совершенных операций (ч.1 п.79 Инструкции № 117).

Для определения задолженности по расходам по командировке за границу командировочные расходы, отраженные в отчете в валюте совершенных операций, пересчитываются в валюту выданного аванса (пп.80-83 Инструкции № 117).

Особенности выплаты аванса на командировку в отдельных ситуациях

1. При ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Республики Беларусь расходы по найму жилого помещения не возмещаются (ч.11 п.15 Положения № 176).

2. При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются. Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения (п.17 Положения № 176).

3. Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление их участникам жилого помещения, стоимость которого превышает установленный в приложении 2 к Положению № 176 размер возмещения расходов по найму жилого помещения, учитываются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом аванс в счет расходов по найму жилого помещения командированным работникам выплачивается исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий (п.19 Положения № 176).

4. В случае обеспечения направляющей и (или) принимающей стороной командированного работника трехразовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки направляющая сторона суточные не возмещает, за исключением суточных за время нахождения в пути. Возмещение суточных не производится также, если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием направляющей и (или) принимающей стороной (ч.2 п.20 Положения № 176).

5. При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения) размер возмещения этих расходов наниматель определяет исходя из наибольшего размера их возмещения, установленного в приложении 2 к Положению № 176 для одного из этих иностранных государств (городов иностранного государства) (ч.7 п.16, п.22 Положения № 176).

6. Увеличение нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь установлено в постановлении Совмина от 07.06.2006 № 721.

7. Особенности возмещения командировочных расходов при направлении спортивных делегаций для участия в мероприятиях, проводимых в соответствии с регламентирующими документами, принятыми международными и иными иностранными организациями, определены п.12 Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивно-массовых мероприятиях, утв. постановлением Совмина от 19.09.2014 № 901.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2023 г. следует руководствоваться п.13 Положения № 901 в ред. постановления Совмина от 28.06.2023 № 418.

8. Для граждан, временно направленных или командированных на работу на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения), повышается размер суточных, устанавливаемых Минфином при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, на 5 % (подп.1.2 п.1 постановления Совмина от 10.07.2009 № 918 «О стоимости бесплатного трехразового горячего питания, размере денежной компенсации и суточных для граждан, работающих на территории радиоактивного загрязнения в зоне эвакуации (отчуждения), изменениях, дополнениях и признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Республики Беларусь»).

Формы документов • Расчет суммы командировочных и других расходов, причитающихся командированному работнику (за пределы Республики Беларусь), в белорусских рублях (пример). • Расчет суммы командировочных и других расходов, причитающихся командированному работнику (за пределы Республики Беларусь), в валюте (пример).