Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных организациях: порядок, учет и документальное оформление

Ольга Стрельцова
экономист

01.09.2022

Каждая бюджетная организация сталкивается с расчетами с подотчетными лицами. В материале рассмотрели:

Общие требования к выдаче денежных средств под отчет

Денежные средства выдаются под отчет в белорусских рублях для совершения текущих операций, включая расходы, связанные со служебными командировками, денежные средства в иностранной валюте - на расходы, связанные со служебными командировками за границу (ч.2 п.69 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! 1. Работники, получившие денежные средства под отчет, расходуют их на цели, определенные руководителями юрлица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, индивидуальным предпринимателем (п.72 Инструкции № 117). 2. Наличные белорусские рубли и (или) наличная иностранная валюта расходуются только работниками, получившими их под отчет. 3. Использование корпоративных дебетовых карточек работниками, не являющимися держателями этих карточек, не допускается (п.73 Инструкции № 117).

Выдача денежных средств для текущих операций

Расчеты за товары, выполненные работы, оказанные услуги могут проводиться как в безналичном порядке, так и наличными денежными средствами. При этом следует соблюдать порядок и размеры расчетов между юрлицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленные в гл.7 Инструкции № 117.

Дополнительно по теме • Кассовые операции: порядок, оформление и бухгалтерский учет.

Порядок выдачи денежных средств в белорусских рублях под отчет для совершения текущих операций заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом (ч.1 п.74 Инструкции № 117).

Денежные средства для совершения текущих операций выдаются в белорусских рублях на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения, зачисления):

• наличными;

• путем перечисления на счет работника, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой;

• путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету организации (п.71, ч.2, 3 п.74 Инструкции № 117).

Допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах организации в пределах размеров, установленных гл.7 Инструкции № 117 (п.75 Инструкции № 117).

Срок представления работниками отчета о расходовании денежных средств

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.1 ч.2 ст.107 ТК с учетом изменений, внесенных Законом от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь.

К отчету прилагаются подтверждающие документы.

Документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), и требования к их содержанию перечислены в п.91 Инструкции № 117.

Формы документов Для составления отчета об израсходованных суммах можно воспользоваться формами: • авансовый отчет ф.286; • авансовый отчет (для оформления хозяйственных операций в центральном аппарате Минприроды).

Выдача аванса на командировочные расходы

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (ч.1 п.5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176).

Дополнительно по теме • Служебные командировки в пределах Республики Беларусь. • Служебные командировки за пределы Республики Беларусь.

Способы выдачи аванса:

• наличными денежными средствами;

• перечислением работнику на личную дебетовую карточку;

• путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента (п.72 Инструкции № 117).

Для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рекомендуем воспользоваться калькулятором.

Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юрлица, подразделения отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, за исключением случаев, установленных Положением № 176, и возвратить неизрасходованные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п.1 ч.2 ст.107 ТК (п.90 Инструкции № 117).

Документы, подтверждающие расходы по служебным командировкам, и требования к их содержанию перечислены в п.91 Инструкции № 117.

Для составления отчета об израсходованных суммах можно воспользоваться формами: • авансовый отчет ф.286; • авансовый отчет (для оформления хозяйственных операций в центральном аппарате Минприроды); • коллективный авансовый отчет ф.С-10.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждает руководитель организации.

На субсчете 160 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на предстоящие расходы и цели, установленные законодательством (на расходы, связанные с командировками, для осуществления расчетов наличными денежными средствами).

На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 160 и кредитуются соответствующие субсчета счетов 10-12.

На израсходованные суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм производятся записи в кредит субсчета 160 и дебет соответствующих субсчетов счетов 06, 07, 12, 18, 20, 21.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф.386 (мемориальный ордер 8). Учет в этой ведомости ведется позиционным способом. По каждой строке записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса и суммы произведенных расходов, а также поступившая сумма неиспользованного аванса. По окончании месяца итоги по графе «Утверждена сумма расхода по отчету (кредит субсчета 160)» и по графам «Дебет субсчетов» и «Вторые записи» записываются в книгу «Журнал-главная».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 декабря 2025 г. следует руководствоваться формой 386 в ред. постановления Минфина от 29.09.2025 № 99. Комментарий см. здесь.

В организациях с небольшим объемом работы ведение мемориального ордера 8 необязательно. Хозяйственные операции по мере их совершения систематизируются за день, и на них составляется отдельный мемориальный ордер формы 274. Номер ордеру присваивается в хронологической последовательности - 4, 5, 6 и т. д. При этом мемориальный ордер формы 274 составляется за месяц как на основании отдельных документов, сгруппированных по отдельным операциям, так и группы документов и служит накопительной ведомостью. В одном месяце мемориальных ордеров формы 274 может быть от одного до нескольких (п.23 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утв. постановлением Минфина от 08.02.2005 № 15).

В организациях с незначительным количеством подотчетных лиц аналитический учет расчетов ведется по каждому подотчетному лицу на карточках ф.292-а (в книге ф.292).

Корреспонденция счетов основных бухгалтерских операций по учету расчетов с подотчетными лицами:

Дополнительно по теме • Документальное оформление командировки и командировочных расходов. • Использование корпоративной дебетовой карточки при командировании работника бюджетной организации. • Корпоративная дебетовая карточка бюджетной организации. Возврат командированным работником излишне израсходованной суммы. • Командировки: отражение данных в бухгалтерском учете бюджетной организации.