Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РАСПОРЯЖЕНИЯ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

Распоряжения относятся к распорядительным документам организации.

Справочно Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (п.94 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Порядок составления и оформления

Право издания и подписания распоряжений руководителем организации закрепляется в уставе организации (положении о ней). Право издания распоряжений другими работниками (заместителями руководителя, директорами по направлениям деятельности, главным инженером и др.) закрепляется в локальных правовых актах организации.

Распоряжения по вопросам основной деятельности издаются, как правило, руководителем организации, осуществляющим свою деятельность на основе принципа коллегиальности. Например, на таком принципе функционируют исполнительные комитеты различных территориальных уровней. Для решения ключевых вопросов основной деятельности в исполнительных комитетах принимаются решения. Распоряжения также издаются в организациях, имеющих сложную структуру, для решения оперативных вопросов деятельности.

Распоряжения издаются на общем бланке или при их значительном объеме на бланке для распоряжений (бланке конкретного вида документа).

Для придания распоряжению юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

• наименования организации и (или) структурного подразделения;

• даты документа;

• регистрационного индекса;

• подписи.

Датой распоряжения является дата его подписания. Распоряжения регистрируются и формируются в дела отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, указаний). Регистрационным индексом распоряжения по основной деятельности является его порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. При регистрации распоряжений по личному составу к порядковому регистрационному номеру добавляются литеры «к» (для распоряжений 75-летнего срока хранения) или «л» (для распоряжений 3-летнего срока хранения).

На бланк распоряжения могут наноситься следующие реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации - код по ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления)», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60, или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 28.04.2003 № 22;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• название вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

• ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс;

• место составления или издания.

Бланк распоряжения с продольным флаговым расположением реквизитов (на двух языках) (пример)

Бланк распоряжения с угловым флаговым расположением реквизитов (пример)

Бланк распоряжения с угловым центрованным расположением реквизитов (пример)

Текст распоряжения по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной (часть первая п.99 Инструкции).

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Как правило, констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях» и т. п.

Если распоряжение издается во исполнение нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и без пробелов между буквами.

Тексты сложных по содержанию распоряжений делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы (часть первая п.73 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.73 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Текст распорядительной части распоряжения начинается с новой строки с абзаца.

Распоряжение по основной деятельности (пример)

О проведении республиканского
субботника

На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № … «О…»

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести на добровольной основе 15.02.2019 республиканский субботник в Осиповичском районе на рабочих местах или в закрепленных сельскохозяйственных организациях, осуществить благоустройство и приведение в надлежащее состояние историко-культурных ценностей, захоронений времён Великой Отечественной войны, территорий населенных пунктов, подготовка детских оздоровительных и спортивно-оздоровительных лагерей к летнему сезону.

2. Создать рабочую группу по подготовке и проведению республиканский субботник в Осиповичском районе в составе:

<…>

3. Разработать …

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на …

Распоряжение по личному составу (пример)

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

ГРИНЦЕВИЧ Галину Леонтьевну на должность инспектора по кадрам в отдел организационно-кадровой работы 01.02.2019 с окладом согласно штатному расписанию.

Срок хранения

Срок хранения распоряжений зависит от вопросов, по которым они издаются. Так, распоряжения по:

• основной деятельности хранятся постоянно (10 лет) (подп.21.1 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень);

• административно-хозяйственным вопросам - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.2 п.21 Перечня);

• личному составу - 75 лет, 3 года (подп.21.2, 21.3 п.21 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.1-21.3 п.21 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Для некоторых видов распоряжений установлены отдельные сроки хранения. Например, распоряжения об установлении обменных курсов - 5 лет ЭПК (5 лет) (п.310 Перечня).

25.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела