Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел, часть из которых подлежит передаче в архив.

Справочно Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Грамотно составленная инструкция по подготовке дел к передаче в архив организации значительно упростит эту работу. Следует отметить, что данный порядок передачи дел организация может установить в инструкции по делопроизводству. Однако инструкция по делопроизводству представляет собой достаточно объемный документ. Поэтому в организации можно составлять локальные правовые акты для регламентации отдельных вопросов документационного обеспечения управления. К таким ЛПА относится и инструкция по подготовке дел к передаче в архив организации (далее - Инструкция).

Рассмотрим важные моменты, на которые стоит обратить внимание при разработке Инструкции.

В Инструкцию целесообразно включить четыре главы:

1) общие положения;

2) оформление дел;

3) составление описей дел структурных подразделений;

4) передача документов в архив.

Инструкция оформляется на общем бланке (в случае если он угловой и на одном языке) и утверждается руководителем организации или распорядительным документом.

Пример Общество с ограниченной ответственностью «Офис» (ООО «Офис»)   ИНСТРУКЦИЯ   ____________ № _______   г. Минск   по подготовке дел к передаче в архив УТВЕРЖДАЮ Директор общества   Н.С.Кулешов ___.____.________

В распорядительный документ включаются пункты об утверждении Инструкции, о должностном лице, ответственном за внедрение инструкции, а также указываются сведения о дате ее введения в действие.

Справочно Пример приказа об утверждении инструкции по подготовке дел к передаче в архив см. здесь.

В главе «Общие положения» указываются основные нормативные правовые акты, на основе которых составлена Инструкция, сфера регулирования и распространения Инструкции.

Пример <...> ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Настоящая Инструкция основана на положениях Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и других нормативных правовых актах. 2. Настоящая Инструкция регламентирует деятельность по оформлению документов структурных подразделений в дела для передачи в архив ООО «Офис» (далее - общества). 3. Требования, изложенные в настоящей Инструкции, в части общих норм распространяются на работу с документами в электронном виде. Особенности работы с документацией в электронном виде регулируются актами законодательства Республики Беларусь и локальными правовыми актами общества.   <...>

В главе «Оформление дел» закрепляется, кто проводит оформление дел в структурном подразделении. Подробно описывается порядок действий, предусмотренный полным оформлением дел: систематизация документов в деле, нумерация листов дела, составление внутренней описи документов, составление листа-заверителя, оформление обложки дела.

Пример <...> ГЛАВА 2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 4. Дела общества подлежат оформлению при их подготовке к передаче в архив общества. Оформление дел производится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив общества. 5. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению после их завершения делопроизводством. 6. Полное оформление дела предусматривает: 6.1. систематизацию документов дела; 6.2. нумерацию листов в деле: 6.2.1. листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны; 6.2.2. листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно; 6.2.2. лист-заверитель дела не нумеруется; 6.2.4. для нумерации листов используется черный графитный карандаш;   <...>   6.5. оформление и уточнение реквизитов обложки дела: 6.5.1. реквизиты обложки дела оформляются с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела;   <...>

В качестве приложения к данной главе необходимо привести образец внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела и обложки дела.

В главе «Составление описей структурных подразделений» необходимо закрепить категории документов, на которые составляются описи, сроки составления описи и четкий порядок заполнения ее граф. Отдельно необходимо остановиться на порядке составления описи кадровой службы.

В главе «Передача дел в архив» регламентируется организация передачи дел в архив.

Пример <...> ГЛАВА 4 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ 21. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив общества. 22. Передача дел в архив общества осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 3 настоящей Инструкции. 23. Дела передаются в архив общества по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается директором общества.   <...>

В этой главе могут быть оговорены особенности передачи дел из отдельных структурных подразделений. Часто в организациях возникает проблема хранения бухгалтерских документов, которые являются документами временного (до 10 лет) хранения.

Пример <...>   23. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив общества передаются из отдела бухгалтерского учета и отчетности. Передача дел временного (до 10 лет) хранения других структурных подразделений в архив общества допускается по согласованию с архивом общества по описям или по номенклатуре дел.   <...>

Обратите внимание! В Инструкции следует закрепить, что дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

Также целесообразно разработать памятки для сотрудников структурных подразделений, которые позволят быстро вспомнить порядок действий при подготовке дел к передаче в архив.

Памятки «Порядок подготовки дел к передаче в архив работниками структурных подразделений» (пример)

ПОДГОТОВКА ДЕЛ ВРЕМЕННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

1. Систематизация документов в деле (не более 4 см (300 листов), расположение протоколов, приказов - по возрастанию номеров; переписки - запрос-ответ).

2. Удаление металлических предметов, изъятие факсов (в случае важности документа необходимо заменить копией).

3. Нумерация листов в деле (в правом верхнем углу карандашом).

4. Составление листа-заверителя дела.

5. Переплет дела.

6. Оформление обложки дела.

7. Составление описи передаваемых дел.

ПОДГОТОВКА ДЕЛ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

1. Систематизация документов в деле (не более 4 см (300 листов), расположение протоколов, приказов - по возрастанию номеров; переписки - запрос-ответ).

2. Удаление металлических предметов, изъятие факсов (в случае важности документа необходимо заменить копией).

3. Нумерация листов в деле (в правом верхнем углу карандашом).

4. Составление листа-заверителя дела.

5. Составление описи передаваемых дел.

01.07.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела