Реестр обработки персональных данных

Цель обработки	Вид обработки	Подразделение (уполномоченное лицо), ответственное за обработку	Категории лиц	Категории данных	Правовая основа	Источник данных	Категории получателей	Общее описание технических и организационных мер безопасности	Срок хранения (по Перечню № 140)
Оформление (прием) на работу	Неавтоматизированная, автоматизированная	Отдел кадров	Соискатели работы	Паспортные данные, данные из документов воинского учета, сведения о трудовой, общественной или иной деятельности, об образовании (обучении); медицинские сведения (включая сведения об инвалидности, о состоянии здоровья), о судимости (для отдельных категорий работников); сведения, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета; сведения о направлении на работу (о самостоятельном трудоустройстве) и другие, предусмотренные законодательными актами	Статья 26 ТК; п.11 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»; ч.1 ст.10 Закона от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования»; Положение о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, перенаправления на работу, предоставления места работы выпускникам, получившим научно-ориентированное, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утв. постановлением Совмина от 31.08.2022 № 572	Соискатели работы, наниматели по предыдущим местам работы (при запросе характеристики)	Не будут передаваться. Если источник комплектования госархива (личные дела руководителей), то передаются в госархив по истечении срока хранения	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах) и защищенных информационных системах
Выплата заработной платы	Автоматизированная	Бухгалтерия (бухгалтер)	Работники	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные	Пункт 5 ст.11 ТК; абз.8 ч.1 ст.6 Закона № 99-З	Работник	Банки, налоговые и иные госорганы в случаях, предусмотренных законодательными актами	Хранение в защищенных информационных системах	75 лет (п.183)
Регулирование трудовых отношений (изменение, прекращение трудового договора; предоставление отпусков)	Неавтоматизированная	Отдел кадров	Работники	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные документы, предусмотренные законодательными актами	Главы 3, 4 и 12 ТК	Работник	Не будут передаваться (исключение - по запросу госорганов в случаях, предусмотренных законодательными актами)	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	После прекращения трудовых отношений в течение 75 лет или дольше по решению ЭПК (подп.638.3 п.638)
Проверка деклараций о доходах и имуществе	Неавтоматизированная	Отдел кадров	Работники (ст.30 Закона от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»)	Паспортные данные, сведения о семейном и имущественном положении	Статьи 29, 30 и 32 Закона № 305-З	Работник	Госорганы, иные организации, должностные лица, определенные законодательными актами	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	75 лет после увольнения (примечание к подп.638.3 п.638)
Ведение учета фактически отработанного времени (сводки, табели, графики)	Неавтоматизированная, автоматизированная	Отдел кадров, охрана (служба безопасности)	Работники	Сведения о времени нахождения на рабочем месте	Пункт 3 ч.1 ст.55, ст.133 ТК	Работник	Не будут передаваться, за исключением запросов госорганов в случаях, предусмотренных законодательными актами	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах) и защищенных информационных системах	3 года (пп.184, 468)
Ведение воинского учета	Неавтоматизированная	Отдел кадров	Работники-военнообязанные	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности (в том числе о ее прекращении), медицинские данные, данные о семейном положении, об образовании, о воинской службе	Статья 9 Закона от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»	Работник	Местные исполнительные и распорядительные органы, военные комиссариаты, органы государственной безопасности и иные госорганы, осуществляющие воинский учет	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	5 лет (п.657)
Подача документов в целях осуществления государственного социального страхования	Автоматизированная	Отдел кадров	Работники	Паспортные данные, медицинские сведения (о беременности и т. п.), о составе семьи (о рождении ребенка)	Пункт 1 ст.5 Закона от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей»	Работник	Государственные органы, иные организации, назначающие и выплачивающие госпособия	Хранение в защищенных информационных системах	1 год (п.182)
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, послуживших основанием для начисления пенсии	Автоматизированная	Отдел кадров	Работники	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, сведения о заработной плате, банковские данные и иные, предусмотренные законодательными актами	Абзац 3 ч.2 ст.9 Закона от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»; абз.8 ч.1 ст.6 Закона № 99-З	Работник	Органы, осуществляющие пенсионное обеспечение (управления (отделы) по труду, занятости и соцзащите)	Хранение в защищенных информационных системах	5 лет (подп.604.2 п.604)
Аттестация работников (для контрактной формы найма)	Неавтоматизированная	Отдел кадров	Работники, подлежащие аттестации раз в 3 года	Паспортные данные, данные об опыте работы, о трудовой деятельности в организации, образовании	Пункт 2 ч.1 ст.261² ТК; абз.8 ч.1 ст.6 Закона № 99-З	Работник	Члены аттестационной комиссии	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	75 лет (п.551)
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку	Неавтоматизированная	Отдел кадров	Работники	Паспортные данные, сведения о выполняемой трудовой функции (занимаемой должности)	Статья 220¹ ТК	Работник	Организации, осуществляющие профподготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	5 лет ЭПК (п.940)
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров (ИТС)	Неавтоматизированная	Отдел кадров	Работники - стороны ИТС	Паспортные данные (Ф.И.О., м/ж и др.), сведения о трудовой деятельности в организации, иные данные, необходимые для разрешения ИТС	Статья 235 ТК; абз.8 ч.1 ст.6 Закона № 99-З	Работник, наниматель	Стороны ИТС (представители профсоюза, нанимателя)	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	5 лет по ЭПК после урегулирования спора (п.473)
Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	Неавтоматизированная	Служба (отдел) охраны труда, отдел кадров	Работники	Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности	Статья 224 ТК, гл.16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом от 25.08.2006 № 530	Работник	Белгосстрах	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	3 года (п.511)
Расследование несчастных случаев на производстве	Неавтоматизированная	Служба (отдел) охраны труда	Работники - застрахованные лица	Паспортные данные (Ф.И.О., возраст, м/ж и др.), сведения о трудовой деятельности (стаж, инструктажи, проверки знаний и пр.), медицинские сведения (осмотры, диагноз)	Пункт 6 ч.1 ст.55 ТК	Работник, наниматель	Белгосстрах, представители профсоюза, нанимателя, специалисты иных организаций, госорганы в случаях, предусмотренных законодательными актами	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	10 лет (п.512)
Оформление формы ПУ-2 при прекращении трудовых отношений	Автоматизированная	Отдел кадров	Бывшие работники	Паспортные данные (Ф.И.О.), страховые данные (№), сведения о периоде трудовой деятельности	Пункт 15 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утв. постановлением Совмина от 08.07.1997 № 837	Работник, наниматель	Органы ФСЗН, иные госорганы в случаях, предусмотренных законодательными актами	Хранение в защищенных информационных системах	5 лет ЭПК (п.652)
Рассмотрение обращений и осуществление административных процедур	Неавтоматизированная	Ответственные подразделения	Работники, заинтересованные и третьи лица	Паспортные данные (Ф.И.О., м/ж), о семейном положении, об имущественном состоянии и иные, предусмотренные законодательными актами	Статья 9 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»; ст.9 Закона от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»	Работники, заинтересованные и третьи лица	Не будут передаваться, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами	Хранение в сейфах (несгораемых шкафах)	5 лет ЭПК (п.76) - для обращений; 3 года (п.458) - для административных процедур

Дополнительно по теме

• Разрабатываем формы документов по защите персональных данных: 9 рекомендаций.