РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ: СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ И УДОСТОВЕРЕНИЯ, АТТЕСТАЦИЯ

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

В организациях, работники которых направляются в командировки, ведется специальный журнал учета таких работников. Работник, ответственный за ведение этого журнала, назначается приказом нанимателя (п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, далее - Инструкция № 35).

Обратите внимание! Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки за границу, законодательством не утверждена, поэтому для оформления такого журнала целесообразно использовать ту же форму, что и для журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки в пределах Республики Беларусь.

Работнику, выбывающему в командировку, выдают командировочное удостоверение, в связи с чем может возникнуть вопрос о необходимости ведения самостоятельного журнала регистрации командировочных удостоверений. Командировочное удостоверение не относится к бланкам строгой отчетности, поэтому ведение самостоятельного журнала их регистрации не является обязательным. Кроме того, в журнале учета работников, выбывающих в командировки, есть графа «№ п/п», в которой и указывается номер командировочного удостоверения, выданного работнику.

Журнал регистрации командировочных удостоверений (при его ведении в организации) будет храниться 3 года (п.665 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень типовых документов).

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, в том числе в электронном виде. Форма такого журнала приведена в приложении 3 к Инструкции № 35.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, хранится 3 года (п.664 Перечня типовых документов).

Журнал учета прохождения аттестаций

Кадровая служба может вести также журнал учета прохождения аттестаций работников. Форма такого журнала, а также обязательность его ведения нормативными правовыми актами не установлены, следовательно, организация определяет необходимость ведения такого журнала самостоятельно. Для указанных целей можно ввести, например, следующую форму журнала:

В правой части журнала указываются сведения о работнике, проходящем или прошедшем аттестацию, в левой части - в столбце с указанием нужного года напротив фамилии конкретного работника отмечается, когда планируется его следующая аттестация. После проведения аттестации номер и дату приказа, которым утверждаются результаты аттестации, указывают в ячейке, в которой ранее было отмечено планируемое время аттестации.

Поскольку сроки хранения такого журнала не установлены (данная учетная форма служит для облегчения текущей работы по учету аттестаций, проводимых в организации), ему можно присвоить срок хранения «до минования надобности».

Журнал учета выдачи служебных удостоверений

В организации, выдающей своим работникам служебные удостоверения, может вестись специальный журнал учета выдачи служебных удостоверений. Для этого может быть использована следующая форма:

Журналы учета выдачи служебных удостоверений, пропусков хранятся 5 лет после окончания их ведения (п.1062 Перечня типовых документов).

06.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года