РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ: ВХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.1, 139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 Инструкции № 4, в редакции от 18.08.2017 № 167).

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями.

Правила и система регистрации документов разрабатываются в каждой организации самостоятельно и закрепляются в локальном нормативном правовом акте, например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.

Все документы, подлежащие регистрации, можно разделить:

• на входящие;

• исходящие;

• внутренние;

• распорядительные.

Справочно Подробнее о регистрации распорядительных документов см. здесь.

В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК).

Каждая из форм имеет свои преимущества. Журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место. Однако такая форма приводит к дублированию записей, делает очень неудобной справочную работу по документам, затрудняет ведение контроля сроков исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно-справочную работу, позволяет сразу же формировать картотеку для контроля сроков исполнения документов.

Регистрационные формы (журналы и карточки, расположение в них реквизитов) также могут устанавливаться самой организацией и закрепляться в инструкции по делопроизводству данной организации.

Входящие документы

Регистрационный индекс входящего документа - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например 512/1-29, где:

• 1-29 - номер дела, в которое будет подшит входящий документ после исполнения;

• 512 - валовой порядковый номер входящего документа (в пределах делопроизводственного года).

Входящий документ может регистрироваться в РКК либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в приложениях Инструкции № 4.

Пример формы журнала регистрации входящих документов представлен ниже.

Внутренние документы

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Протоколы, акты регистрируют по тем же правилам, что и приказы: они регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируют в отдельном журнале.

Регистрация протоколов осуществляется отдельно от других внутренних документов (подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т. д.) регистрируют на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов можно завести отдельный журнал либо при очень небольшом количестве регистрировать их в одном журнале с исходящими документами.

В зависимости от принятой в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

Примеры некоторых из таких форм.

Регистрационный индекс трудового договора помимо порядкового номера, присваиваемого с начала года, может быть дополнен буквенным индексом или иным обозначением, принятым в организации.

Исходящие документы

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после оформления и подписания регистрируют в РКК или в журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Этап 1. Исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например, № 5-14.

Этап 2. После подписания документ регистрируют и к индексу добавляют порядковый номер исходящего документа, например № 5-14/346.

Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Обратите внимание! Форма РКК для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывают название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.

Исходящие документы-ответы рекомендуем регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информацию о документе-ответе записывают в графу «Отметка об исполнении документа». При этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.

Если исходящий документ инициативный, он будет зарегистрирован на отдельной карточке. В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в данном случае необходимо заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.

При этом регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, а порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, как правило, оформляют один экземпляр РКК, который помещают в справочную картотеку. В случае когда документ берется на особый контроль, заполняют дополнительный экземпляр РКК, который помещают в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируют на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и не связанным с порядковым номером входящего документа.

24.09.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года