Материал помещен в архив

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ: ВХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями.

Правила и система регистрации документов разрабатываются в каждой организации самостоятельно и закрепляются в локальном правовом акте, например в инструкции по делопроизводству или инструкции по кадровому делопроизводству.

В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или РКК на бумажном или электронном носителе.

Каждая из форм имеет свои преимущества.

Журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место. Однако такая форма приводит к дублированию записей, делает очень неудобной справочную работу по документам, затрудняет ведение контроля сроков исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно-справочную работу, позволяет сразу же формировать картотеку для контроля сроков исполнения документов.

Регистрационные формы (журналы и карточки, расположение в них реквизитов) также могут устанавливаться организацией и закрепляться в инструкции по делопроизводству данной организации.

Входящие документы

Регистрационный индекс входящего документа - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например 512/1-29, где:

• 512 - валовой порядковый номер входящего документа (в пределах делопроизводственного года);

• 1-29 - номер дела, в которое будет подшит входящий документ после исполнения.

Входящий документ может регистрироваться в РКК (приложение 7 к Инструкции по делопроизводству) либо журнале регистрации входящих документов (приложение 8 к Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 8 к Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Внутренние документы

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Протоколы, акты регистрируют по тем же правилам, что и приказы: они регистрируются на карточках или при незначительном объеме документооборота в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируют в отдельном журнале.

Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется отдельно от других внутренних документов (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т. д.) регистрируют на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов можно завести отдельный журнал либо при очень небольшом количестве регистрировать их в одном журнале с исходящими документами.

В зависимости от принятой в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

Регистрационный индекс трудового договора помимо порядкового номера, присваиваемого с начала года, может быть дополнен буквенным индексом или иным обозначением, принятым в организации.

Исходящие документы

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после оформления и подписания регистрируют в РКК или журнале регистрации исходящих документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству).

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Этап 1. Исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например № 5-14.

Этап 2. После подписания документ регистрируют и к индексу добавляют порядковый номер исходящего документа, например № 5-14/346.

Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Обратите внимание! Форма РКК для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывают название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.

Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информацию о документе-ответе записывают в графу «Отметка об исполнении документа». При этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.

Если исходящий документ инициативный, он будет зарегистрирован на отдельной карточке. В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в данном случае необходимо заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.

При этом регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, а порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, как правило, оформляют один экземпляр РКК, который помещают в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняют дополнительный экземпляр РКК, который помещают в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируют на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и не связанным с порядковым номером входящего документа.

23.12.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

По этой теме также см.:

Регистрация распорядительных документов в кадровой службе.