Материал помещен в архив

РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

Все поступающие в организацию обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - заявители), в числе которых и устные, изложенные в ходе личного приема, должны быть учтены и зарегистрированы в день их поступления (ст.13 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон), п.5 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение)).

Если обращения заявителей поступили в нерабочий день (нерабочее время), они должны быть зарегистрированы не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Регистрация обращений заявителей является юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.

Конверты

При первичной обработке поступивших письменных обращений заявителей сверяется правильность доставки, затем конверты вскрывают и проверяют целостность вложенных обращений (подп.140.2 п.140 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция)).

Как правило, конверты уничтожаются. Однако, если только проставленный на конверте оттиск календарного штемпеля является доказательством даты отправления и получения обращения или адрес автора обращения указан лишь на конверте, его сохраняют вместе с обращением до конца решения вопроса, а затем подшивают в дело.

Конверты с пометкой «Лично», адресуемые руководителю или другим работникам организации, вскрываются только ими и передаются для рассмотрения руководителю. Обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения, в день их поступления должны быть переданы для обязательной регистрации уполномоченному должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям заявителей.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп)

На всех поступающих обращениях проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).

На электронных обращениях отметка о поступлении обращения выполняется средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (вносится в регистрационно-контрольную форму документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.

В случае если электронные обращения распечатываются на бумажных носителях, отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на их бумажных копиях.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) располагается на нижнем поле первого листа обращения справа (п.66 Инструкции и п.7.31 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться п.66 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

В регистрационном штампе указываются наименование организации, в которую поступило обращение, дата и регистрационный индекс обращения.

Регистрационно-контрольные формы

Регистрация устных обращений заявителей может осуществляться в тех же регистрационно-контрольных формах, где регистрируются письменные и электронные обращения.

Обращения должны регистрироваться с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (РКК);

• журнальной (п.6 Положения).

Какая бы из вышеуказанных форм регистрации ни использовалась, в регистрационно-контрольную форму должны быть включены реквизиты, предусмотренные в регистрационно-контрольной форме регистрации обращений заявителей, приведенной в приложении к Положению.

При этом такая регистрационно-контрольная форма устанавливает лишь общий для всех регистрационно-контрольных форм состав реквизитов.

Поэтому в регистрационно-контрольные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, контроля, поиска и анализа работы по рассмотрению обращений заявителей. Например, вид обращения (заявление, предложение, жалоба), отметка о передаче обращения из одного структурного подразделения в другое и др.

Из регистрационно-контрольной формы могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями организационно-правовой формы организации, формы собственности, а также особенностей, связанных с рассмотрением обращений.

Так, в негосударственной организации, не имеющей вышестоящей организации, могут исключаться такие реквизиты, как «Отметка о выдаче предписания и его исполнении», «Документ направлен на исполнение», «Адрес электронной почты» и др.

При использовании регистрационно-контрольных форм (РКК, журналов) некоторые реквизиты могут быть объединены, что позволит сократить количество строк (граф). Например: «Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина» и «Адрес места жительства (места пребывания) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон»; «Документ направлен на исполнение» и «Дата направления»; «Срок исполнения» и «Дата исполнения»; «Тематика» и «Содержание»; «Резолюция», «Исполнитель» и «Срок исполнения» и др.

Справочно Пример регистрационно-контрольной карточки обращений граждан и юридических лиц см. здесь.

Журнальная форма регистрации

Журнальную форму регистрации обращений заявителей рекомендуется применять при незначительном объеме поступающих обращений (до 50 в год).

Для более оперативного поиска обращений граждан журнал регистрации может вестись в алфавитной форме, при которой обращения будут записываться по алфавиту фамилий авторов (аналогично алфавитной книге). При регистрации в таком журнале не только обращений граждан, но и обращений индивидуальных предпринимателей («ИП») и юридических лиц («ЮЛ») в нем дополнительно предусматриваются отдельные разделы для регистрации этих обращений. При журнальной регистрации, как правило, отсутствует другой справочный аппарат (картотеки), а алфавитная форма журнала и форма журнала с использованием обозначений «ИП», «ЮЛ» позволяют быстро отыскать необходимые сведения о заявителе, о повторных обращениях и др. При этом регистрация обращений заявителей в алфавитном журнале ведется в валовом порядке в течение календарного года. Ответы (уведомления) на обращения при журнальной форме регистрации также могут учитываться по этому журналу.

Ответы (уведомления) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут регистрироваться в отдельной регистрационно-контрольной форме.

Порядковые номера при регистрации

Обращения учитываются под порядковыми регистрационными номерами в течение календарного года. Порядковый регистрационный номер может дополнительно включать первую букву фамилии гражданина (для регистрации обращений граждан), условное обозначение адресата («ИП», «ЮЛ») и другие обозначения.

В одной регистрационно-контрольной форме могут регистрироваться обращения как различных форм подачи (письменные, устные, электронные) с применением их соответствующих индексов, например, электронные - «Эл», устные - «Уст», так и вестись отдельные регистрационно-контрольные формы для регистрации обращений соответствующих форм подачи (отдельно для регистрации письменных обращений, отдельно - для устных, отдельно - для электронных, поступивших на адрес электронной почты организации или размещенных в специальной рубрике на официальном сайте этой организации в компьютерной сети Интернет).

С учетом правил делопроизводства порядковыми номерами при их регистрации могут являться порядковые номера записей в книге замечаний и предложений с добавлением соответствующих обозначений (индекс дела по номенклатуре дел, первая буква фамилии гражданина и др.). В таком случае отдельный журнал регистрации ответов (уведомлений) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, не ведется.

Особенности регистрации некоторых обращений

Анонимные обращения (поданные как в письменной, так и электронной форме) согласно ст.13 Закона также должны регистрироваться в соответствующих регистрационно-контрольных формах с добавлением необходимых обозначений, например «Ан» или «Ан Эл» и др.

Повторные обращения могут регистрироваться в той же регистрационно-контрольной форме, в которой были зарегистрированы первоначальные и последующие обращения, или на них может быть заведена отдельная регистрационно-контрольная форма. Это зависит от порядка, установленного в организации, для регистрации повторных обращений (когда им присваивается регистрационный индекс первоначального обращения или очередной регистрационный индекс).

Повторное обращение, переписка по которому с автором этого обращения прекращена, также подлежит регистрации.

При регистрации обращений повторные обращения подбираются за 3 предыдущих года с отметкой об их наличии в соответствующей регистрационно-контрольной форме.

При подаче заявителем в организацию нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения. При этом в соответствующую строку (графу) регистрационно-контрольной формы вносятся только даты этих обращений.

При отзыве заявителем своего обращения его заявление об отзыве обращения и сопроводительное письмо, с которым заявителю возвращают оригиналы документов, приложенных к обращению, могут регистрироваться в регистрационно-контрольных формах, в которых было зарегистрировано поступившее обращение.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с примерными формами документов: • Заявление гражданина (заявителя) об отзыве своего обращения (пример);  • Сопроводительное письмо о возврате оригиналов документов гражданину (заявителю).

Обращения заявителей, поступившие в местные исполнительные и распорядительные органы, подчиненные им организации, территориальные подразделения (органы) и организации, подчиненные или входящие в состав (систему) республиканских органов государственного управления и государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, другие государственные органы, иные организации из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов (уведомлений) заявителям, регистрируются и учитываются как поручения вышестоящих органов. Эти обращения, которые были пересланы, учитываются в регистрационно-контрольных формах, где регистрируются документы в общем делопроизводстве.

В структурных подразделениях организаций с правами юридического лица, а также в филиалах организаций делопроизводство по обращениям заявителей ведется централизованно.

07.07.2017

Эмма Давыдова, эксперт-консультант Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела