


Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
РЕГИСТРАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.1, 139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция № 4).
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 Инструкции № 4, в редакции от 18.08.2017 № 167). |
Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями.
Правила и система регистрации документов разрабатываются в каждой организации самостоятельно и закрепляются в локальном нормативном правовом акте, например в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.
При регистрации документов необходимо учитывать, что документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, переписку с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты, протоколы и т. д.
В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки.
Каждая из форм имеет свои преимущества. Журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место. Однако такая форма приводит к дублированию записей, делает очень неудобной справочную работу по документам, затрудняет ведение контроля сроков исполнения документов, так как требуется просмотр всех записей в журнале.
Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно-справочную работу, позволяет сразу же формировать картотеку для контроля сроков исполнения документов.
Регистрационные формы (журналы и карточки, расположение в них реквизитов) также могут устанавливаться самой организацией и закрепляться в инструкции по делопроизводству данной организации.
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения и др.) и протоколы регистрируют отдельно от других внутренних документов по видам и разновидностям.
![]() |
Справочно Подробнее см. «Регистрация документов в кадровой службе: входящие, внутренние и исходящие документы». |
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются раздельно (подп.142.3 п.142 Инструкции № 4). Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируют отдельно.
Приказы по личному составу делятся на две подгруппы и имеют различные сроки хранения:
1) о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении (освобождении должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников - 75 лет;
2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
В связи с этим перечисленные группы приказов следует регистрировать отдельно и формировать в самостоятельные дела. В пределах каждой из групп в течение делопроизводственного года приказам присваивают отдельные порядковые номера начиная с первого. Это значит, что в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами «1», «2», «3» и т. д.
Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп.142.4 п.142 Инструкции № 4. Регистрационный номер приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с 3-летним сроком хранения - литерой «л».
Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме можно регистрировать отдельно.
![]() |
Пример Отдельно могут регистрироваться следующие группы: • приказы о приеме («п»); • приказы о переводе («пд»); • приказы об увольнении («ув»). |
В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о») и приказы о командировках («км»).
При необходимости организация самостоятельно определяет условное обозначение для таких категорий приказов.
Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации. Специальной формы для журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено. Тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 9 к Инструкции № 4). Данная форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов, поэтому может быть доработана кадровой службой самостоятельно.
Например, для регистрации приказов можно использовать следующую форму:
Дата и индекс документа | Краткое содержание | Основание для издания приказа | Кем подписан | Отметка об исполнении | Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
12.09.2015 № 112 | О приеме на работу Климовича В.М. | Заявление Климовича В.М., трудовой договор | Директор Красковский А.Г. | В дело № 05-16 | Копию приказа получил главный бухгалтер Антонова И.В. Подпись 12.09.2015 |
14.09.2015 № 113 | Об увольнении Иванова С.И. | Заявление Иванова С.И. | Директор Красковский А.Г. | В дело № 05-16 | Копию приказа получил главный бухгалтер Антонова И.В. Подпись 14.09.2015 |
Исходя из практических потребностей организации и удобства отражения в учетной форме информации о документе возможны другие варианты регистрационной формы.
24.09.2015
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года