РЕГИСТРАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Пример

Отдельно могут регистрироваться следующие группы:

• приказы о командировании («км»);

• приказы о приеме на работу («п»);

• приказы о переводе на другую работу («пд»);

• приказы об увольнении («ув»).

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируют отдельно.

Приказы по личному составу делятся на две подгруппы и имеют различные сроки хранения.

Подгруппа приказов по личному составу	Срок хранения
1. О приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении (освобождении от занимаемой должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, установлении (отмене) неполного рабочего времени, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников	75 лет (подп.21.3 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 в редакции от 17.10.2019 № 194, вступает в силу с 28 января 2020 г.)
2. О предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21 вышеназванного перечня). . От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь

В связи с этим перечисленные группы приказов следует формировать в самостоятельные дела. В пределах каждой из групп в течение делопроизводственного года приказам присваивают отдельные порядковые номера начиная с первого. Это значит, что в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами 1, 2, 3 и т. д.

Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству. Регистрационный номер приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с 3-летним сроком хранения - литерой «л».

В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о») и приказы о командировках («км»).

При необходимости организация самостоятельно определяет условное обозначение для таких категорий приказов.

Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации. Специальной формы для журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено. Тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству). Данная форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов, поэтому может быть доработана кадровой службой самостоятельно.

Например, для регистрации приказов можно использовать следующую форму.

Дата и индекс документа

Краткое содержание

Основание для издания приказа

Кем подписан

Отметка об исполнении

Примечание

22.11.2019 № 112

О приеме на работу Климовича В.М.

Заявление Климовича В.М., трудовой договор

Директор Красковский А.Г.

В дело № 05-16

Копию приказа получила главный бухгалтер

Антонова И.В.

Подпись

22.11.2019

24.11.2019 № 113

Об увольнении Иванова С.И.

Заявление Иванова С.И.

Директор Красковский А.Г.

В дело № 05-16

Копию приказа получила главный бухгалтер

Антонова И.В.

Подпись

24.11.2019

Исходя из практических потребностей организации и удобства отражения в учетной форме информации о документе возможны другие варианты регистрационной формы.

23.12.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота