Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Регистрация в электронном виде входящих, исходящих и внутренних документов: нужен ли бумажный вариант для их хранения

Ситуация В архиве организации не созданы условия для хранения электронных документов. Можно ли вести регистрацию в электронном виде и в конце делопроизводственного года не печатать регистрационно-контрольные формы на бумажном носителе: • распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний) по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу; • входящих, исходящих и внутренних документов, за исключением распорядительных документов?

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 в ч.2 п.236 Инструкции № 4 слова «При невозможности получения» заменены словами «При отсутствии». Комментарий см. здесь.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 в ч.3 п.236 Инструкции № 4 слова «без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)» заменены словами «, за исключением документов с отметкой «ЭПК». Комментарий см. здесь.

Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний:

• по основной деятельности - постоянно (подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата) (п.102.1 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень);

• по административно-хозяйственным вопросам - 3 года (п.102.2 Перечня);

• по личному составу (срок хранения - 75 лет) - 75 лет (п.102.3 Перечня);

• по личному составу (срок хранения - 3 года) - 3 года (п.102.4 Перечня).

Регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу (срок хранения - 3 года) включены в п.30 перечня документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.122 Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 из п.30 приложение 20 к Инструкции № 4 слово «, указаний» исключено. Комментарий см. здесь.

Таким образом, организация, в которой не созданы условия для хранения электронных документов, может организовать регистрацию постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний:

• по административно-хозяйственным вопросам;

• личному составу со сроком хранения 3 года

в электронном виде (например, в таблице Excel, документе Word) без необходимости выводить регистрационно-контрольные формы на бумажный носитель. При этом организация может в конце делопроизводственного года выводить указанные регистрационно-контрольные формы на бумажный носитель и подшивать в дело.

В отношении регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний:

• по основной деятельности;

• личному составу (срок хранения 75 лет)

возможно организовать в электронном виде (например, в таблице Excel, документе Word). Однако в данном случае обязательно выводить регистрационно-контрольные формы на бумажный носитель в конце делопроизводственного года.

Справочно Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном в п.64 Инструкции № 4.

Срок хранения регистрационно-контрольных форм регистрации входящих, исходящих и внутренних документов составляет 3 года (п.103 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечнем в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов включены в п.31 перечня документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции № 4).

Таким образом, организация, в которой не созданы условия для хранения электронных документов, может организовать регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в электронном виде (например, в таблице Excel, документе Word) без необходимости выводить регистрационно-контрольные формы на бумажный носитель. При этом организация в конце делопроизводственного года может выводить указанные регистрационно-контрольные формы на бумажный носитель и подшивать в дело.

В таблице Excel, документе Word целесообразно установить пароль, чтобы защитить регистрационно-контрольные формы от несанкционированного доступа и изменения, рекомендуется также установить пароль на регистрационно-контрольные формы входящих, исходящих и внутренних документов.

Справочно Порядок установки пароля в таблице Excel и документе Word может иметь особенности в зависимости от версии программного обеспечения, используемого в организации. Для этого необходимо выбрать вкладку «Рецензирование» - «Ограничить редактирование» или «Защитить документ».

26.05.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела