Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

16.10.2023

Ситуация Организация в электронном виде ведет журналы регистрации: приказов директора по основной деятельности, по личному составу, входящих документов, исходящих и внутренних документов, трудовых договоров, должностных инструкций, доверенностей и др. Причем в конце года их не распечатывает, а нумерацию в этих журналах ежегодно начинает с первого номера. 1. Можно ли их отнести к переходящим делам? 2. Надо ли распечатывать такие журналы ежегодно и хранить их на бумажном носителе?

1. Такое отнесение допускается, если журнал (книга) ведется в электронном виде в одном файле в течение нескольких лет, однако предпочтительно заводить новый журнал (книгу) с нового календарного года.

К переходящим делам могут относиться учетно-регистрационные формы, которые ведутся в течение нескольких лет до их окончательного заполнения. Например:

✓ журнал регистрации трудовых договоров (контрактов);

✓ журнал регистрации входящих документов;

✓ журнал регистрации должностных инструкций;

✓ журнал регистрации доверенностей и др.

Справочно Журналы, как правило, изготавливаются в типографии, имеют твердую обложку и определенное количество страниц с постоянной информацией граф журнала и местом, отведенным для переменной.

Пример Журнал регистрации входящих документов имеет 50 листов, в 2020 году при регистрации документов было заполнено 16 листов, соответственно, в последующие годы продолжается его ведение до полного заполнения до 2023 года. Журнал будет переходящим делом в 2020, 2021, 2022 гг.

2. Допускается ведение определенных учетно-регистрационных форм в электронном виде без необходимости их распечатывания на бумажном носителе в конце года.

Так, для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного управления, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

То есть они могут не распечатываться, если организация ведет учетно-регистрационные формы в своей информационной системе (на определенном автоматизированном рабочем месте) и обеспечивает их целостность (для этого надо в ЛПА организации закрепить право доступа к учетно-регистрационным формам и их ведения, способ их защиты от внесения несанкционированных изменений и др.).

Обратите внимание! В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляются отметки о ведении документов в электронном виде (ДЭВ) (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству указаны следующие учетно-регистрационные формы:

1) журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности;

2) журналы учета претензий и исковых заявлений;

3) регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по административно-хозяйственным вопросам; о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - со сроком хранения 3 года;

4) регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов и др.

Одновременно в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству отсутствуют регистрационно-контрольные формы регистрации:

✓ приказов по основной деятельности;

✓ приказов по личному составу со сроком хранения 55 лет, в частности:

- о приеме на работу (назначении на должность);

- переводе на другую постоянную работу;

- перемещении;

- увольнении (освобождении от занимаемой должности);

- награждении;

- поощрении;

- премировании;

- продлении трудовых договоров (контрактов);

- заключении новых трудовых договоров (контрактов);

- изменении условий трудовых договоров (контрактов);

- переводе на контрактную форму найма;

- установлении надбавок, доплат;

- временном переводе;

- отстранении от работы;

- допуске к работе;

- установлении (отмене) неполного рабочего времени;

- присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

- повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

- длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

- предоставлении социальных отпусков;

- изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников.

Соответственно такие журналы необходимо в конце года распечатать и в справочных целях передать в архив организации вместе с приказами (журналы регистрации приказов не включаются в описи дел).

Таким образом, журналы регистрации: приказов директора по основной деятельности, по личному составу со сроком хранения 55 лет необходимо распечатывать и хранить на бумажном носителе. Журналы регистрации: входящих документов, исходящих и внутренних документов, трудовых договоров (за исключением контрактов с государственными служащими), должностных инструкций, учета доверенностей можно не распечатывать при условии, что информационная система организации обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

С учетом ведения учетно-регистрационных форм в электронном виде отсутствует необходимость относить их к переходящим делам - нет никакой сложности ежегодно заводить новую учетно-регистрационную форму (создавать новый файл), которая не ограничена листами на бумажном носителе.

В то же время учетно-регистрационные формы, которые не начинаются в новом календарном году с регистрационного индекса «1», например журнал учета телефонных разговоров, могут быть переходящими делами и вестись на протяжении всего времени осуществления деятельности организации.

Признак отнесения учетно-регистрационной формы к переходящим делам - ведение одной формы (журнала, книги в одной обложке на бумажном носителе, одного файла в электронном виде) в течение нескольких лет.

Обратите внимание! Вышеописанный порядок касается ведения журналов в электронном виде, не распространяется на ведение регистрации документов в РКК автоматизированной системы документационного обеспечения управления.