Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

20.08.2024

В материале рассмотрен порядок регистрации документов в организации, присвоения документам регистрационных индексов.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.122.1 п.122 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Справочно

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (абз.26 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

Обратите внимание!

Порядок регистрации электронных документов определен в гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

Основные признаки	Документы			Норма Инструкции № 4
	входящие	исходящие	внутренние
Понятие	Вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, факсимильной связи, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота	Документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, гражданам, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные	Документы, которые образуются исходя из внутренних потребностей организации и, соответственно, остаются в организации: приказы, распоряжения, указания, положения, акты, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, справки и др., в том числе созданные и переданные посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ)	Пункты 122-125
Нерегистрируемые документы	Включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации. Формы документов Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии (пример)			Подпункт 122.2 п.122
Когда регистрируются	В день поступления. Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день	В день их подписания, а документы, подписанные в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день	После их подписания (утверждения)	Подпункт 123.7 п.123; подп.124.1 п.124; подп.125.1 п.125
Где осуществляется регистрация	1. Централизованно в службе ДОУ либо лицом, ответственным за документооборот в организации. 2. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). Обратите внимание! Документы, зарегистрированные в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях			Подпункты 122.3, 122.4 п.122, подп.123.11 п.123
Формы регистрации документов	Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (например, в инструкции по делопроизводству)			Подпункты 122.6, 122.8, 122.9 п.122; п.212
1. Журнальная	Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год)
1.1. Бумажная	Журнал регистрации входящих документов содержит графы: - дата и регистрационный индекс поступления; - корреспондент, дата и регистрационный индекс поступившего документа; - название вида и заголовок (краткое содержание) документа; - резолюция или кому направлен документ; - срок исполнения; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Журнал регистрации исходящих документов содержит графы: - дата и регистрационный индекс документа; - корреспондент; - название вида и заголовок (краткое содержание) документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Журнал регистрации внутренних документов содержит графы: - дата и регистрационный индекс документа; - вид документа; - заголовок (краткое содержание) документа; - резолюция или кому направлен документ; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
	При необходимости в журналах регистрации документов могут быть предусмотрены дополнительные графы, в том числе «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа»
1.2. Электронная	Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями п.122 Инструкции № 4
2. Карточная	Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность учетно-регистрационных сведений о документе. Для обязательных реквизитов РКК устанавливаются следующие правила заполнения: - «Название вида документа» - заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется; - «Автор (корреспондент)» - при регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации; - «Дата и регистрационный индекс поступления» - заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов; - «Дата и регистрационный индекс документа» - записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа; - «Заголовок (краткое содержание)» - переносится заголовок, сформулированный в документе; - «Резолюция или кому направлен документ» - переносится текст резолюции руководителя; - «Срок исполнения» - проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа; - «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» - проставляется индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться документ после исполнения, кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. При необходимости в РКК могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты, в том числе «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения». Порядок расположения дополнительных реквизитов в РКК определяется организацией
Дополнительно по теме Журналы регистрации документов: 5 ответов на вопросы. Можно ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, по основной деятельности, по предоставлению отпусков в обычной тетради в 12 листов? Возможно ли ведение журнала учета претензий в государственной организации в электронном виде?
Особенности регистрации	В правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления. На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках указанный штамп не проставляется	На исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа	1. При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов. 2. Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. 3. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. 4. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. 5. Распорядительные документы определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, командировании, предоставлении отпусков и иных разновидностей) при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно	Пункт 61; подп.123.6 п.123; подп.124.5 п.124
Регистрационный индекс	Регистрационный индекс представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, включающее в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел организации, индексом применяемого классификатора (в том числе классификатора корреспондентов, вопросов деятельности) и другими условными обозначениями			Часть 2 п.43; подп.123.7 п.123; подп.124.3 п.124; подп.125.3 и 125.5 п.125
	Порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Пример 34/1-10	Индекс инициативного и ответного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). Пример 3-11/99	Регистрационным индексом: - распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения); - распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном ч.4 подп.125.2 п.125 Инструкции № 4, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением; - докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел организации
Дополнительно по теме Всё по одной теме. Организация работы с документами
Дальнейшие этапы движения документа	1. Передача документов из службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. 2. Отражение результата рассмотрения документов в резолюции (резолюция переносится в РКК). 3. Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов 4. Перенос отметки об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело. Обратите внимание! Документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных Инструкцией № 4	1. Отправка документов службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) при условии правильного оформления документов. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям. 2. Оформление списка на рассылку при направлении документа более чем в четыре адреса согласно приложению 1 к Инструкции № 4. Отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку на рассылку	Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов	Подпункты 123.8-123.10, 123.14 п.123; подп.124.6, 124.8, 124.9 п.124; подп.125.6 п.125

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест «Регистрация документов в организации».

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.