РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Регистрация входящих документов

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например: 512/1-29, где:

512 - валовой порядковый номер входящего документа (в пределах делопроизводственного года);

1-29 - номер дела, в которое будет подшит входящий документ после исполнения.

Входящий документ может регистрироваться в регистрационно-контрольной карточке (РКК) либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в приложениях 6, 8 соответственно к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в приложения 6 и 8 к Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39). Комментарий см. здесь.

Регистрация исходящих документов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются в РКК или журнале регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в приложение 9 к Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением № 39. Комментарий см. здесь.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

1. Исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14.

2. После подписания документ регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер исходящего документа, например: № 5-14/346.

Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» пишется название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.

Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будут индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа», при этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.

Если исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке.

В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.

В указанном случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, при этом порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

Обратите внимание! При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером входящего документа.

Регистрация внутренних документов

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы: на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах.

Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т. д.) регистрируются на общих основаниях по правилам исходящих документов. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо при небольшом количестве их возможно регистрировать в одном журнале с исходящими документами.

В зависимости от принятой в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

Регистрация распорядительных документов

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения и делятся на две подгруппы:

1) о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников (75 лет);

2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (3 года после проведения налоговой проверки).

В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с первого. То есть в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами «1», «2», «3» и т. д.

Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.142.3 и 142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением № 39. Комментарий см. здесь.

Регистрационный индекс приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с трехлетним сроком хранения - литерой «л».

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться следующие группы: приказы о приеме («п»), приказы о переводе («пд»), приказы об увольнении («ув»). В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о»), приказы о командировках («км»).

Регистрационные индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года.

Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации. Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено, тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству. Данная форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов, поэтому может быть доработана организацией.

Возможны и другие варианты исходя из практических потребностей организации, соображений удобства отражения в учетной форме информации о документе.

27.10.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

По этой теме также см.:

Регистрация документов в организации: основные требования.