Материал помещен в архив

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ: ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Понятие регистрации и назначение ответственных лиц

Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 Инструкции по делопроизводству, в редакции от 18.08.2017 № 167).

Требования к регистрационным формам, используемым для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, а также правила их заполнения установлены Инструкцией по делопроизводству. На основании этих требований в организации формируется система регистрации документов (состав и формы учетных и регистрационных форм, правила, особенности их ведения).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Входящие и исходящие документы, передаваемые по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), регистрируются в том же порядке, что и документы, передаваемые по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству).

В локальных нормативных правовых актах организации (инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам) указываются структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов. Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации - в графе «Примечание» могут указываться фамилия, имя, отчество, должность работника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы, включенной в номенклатуру дел.

Если требования к конкретным регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно определяет вид формы (состав граф) и способ ее ведения (журнал либо картотека).

Нерегистрируемые документы

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству). Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляется в каждой организации самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций и т. п.).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству второе предложение исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

Кроме того, в организации может разрабатываться перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, который утверждается руководителем организации. В него включаются документы, регистрируемые только в структурных подразделениях организации (например, счета-фактуры, накладные и другие подобные документы, которые регистрируются только в бухгалтерии).

Порядок регистрации документов

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку) (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству).

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. п., а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Организация самостоятельно выбирает форму регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в зависимости от объема документооборота и принятой технологии работы с документами:

• ручным способом - сведения о документе фиксируются в бумажном журнале (журнальная форма регистрации) или бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);

• автоматизированным способом - информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе ДОУ.

Регистрация документов осуществляется с использованием регистрационно-контрольной карточки на бумажном носителе или регистрационно-контрольной формы в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Обратите внимание! В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству регистрация документов в журналах, создаваемых с использованием редакторов MS Word и MS Excel и ведущихся в электронном виде, недопустима.

Выбор учетной формы документов

При выборе способа ведения учетной формы следует учитывать следующее.

1. При оформлении различных регистрационно-учетных форм (книг, журналов) следует, прежде всего, учитывать вид заводимого в делопроизводстве организации журнала (книги), а также требования законодательства по их ведению и оформлению.

2. Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, однако для того чтобы журналы учета не только выполняли функцию регистрации документов, но и могли послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, необходимо уделять особое внимание заполнению соответствующих атрибутов в указанных формах. Так, формы, ведение которых требует внесения собственноручных подписей, прошивки, переплета и т. д., целесообразно вести в бумажной форме.

3. Формы и порядок ведения регистрационно-учетных документов должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации. В инструкции по делопроизводству организации, приказах руководителя организации, других документах могут определяться ответственные за ведение формы, состав атрибутов формы, порядок ее ведения (в том числе необходимость и периодичность распечатывания электронных форм, порядок удостоверения - проставление подписей, печатей, прошивка) и т. д.

4. При ведении регистрационных форм в бумажном виде необходимо соблюдать требования к оформлению обложек дел, установленные:

- Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143;

- Методическими рекомендациями по оформлению обложек дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53.

5. Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по основной деятельности и по личному составу, переписку с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты и протоколы и т. д.

Все документы, подлежащие регистрации, можно разделить на несколько больших групп, для каждой из которых характерны особенности:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• распорядительные документы;

• прочие внутренние документы.

По усмотрению организации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Каждая из форм имеет свои преимущества:

• журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место, компактна. Однако журнальная форма приводит к дублированию операций, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале;

• карточная форма регистрации. Форма карточки и расположение в ней реквизитов тоже могут быть определены самой организацией и зафиксированы в инструкции по делопроизводству организации.

Использование РКК исключает необходимость повторной регистрации документов; дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, обеспечивая информационно-справочную работу; позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов.

Примерную форму РКК либо журнала регистрации входящих, исходящих и внутренних документов можно уточнить и дополнить в зависимости от потребностей организации и особенностей ведения делопроизводства в ней.

Регистрационно-учетные формы являются, как правило, переходящими, то есть после заведения соответствующей книги (журнала) она (он) ведется до полного заполнения. В процессе ведения книга (журнал) хранится у лица, ответственного за ее (его) ведение.

Сроки хранения документов

При определении сроков хранения необходимо использовать перечни документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Для определения сроков хранения специфических документов, характерных для определенной отрасли (системы образования, здравоохранения, промышленности и др.), центральными органами управления (Министерством здравоохранения Республики Беларусь, Министерством образования и др.) разрабатываются ведомственные перечни.

При применении ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения следует учитывать, что в качестве правовых оснований для установления сроков хранения они могут использоваться только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие.

Пример Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Республики Беларусь, не может использоваться учреждениями здравоохранения, которые не подчиняются этому министерству, даже если образующиеся в них документы отсутствуют в Перечне типовых документов, но отражены в указанном ведомственном перечне. В этом случае ведомственный перечень Министерства здравоохранения Республики Беларусь может использоваться экспертной комиссией организации в качестве методического документа, однако правовым основанием для установления сроков хранения будет являться решение экспертной комиссии организации, отраженное в соответствующем протоколе.

При определении сроков хранения документов, не отраженных в перечнях, решение о сроке хранения таких документов принимает экспертная комиссия организации (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, - по согласованию с соответствующим государственным архивом, источником комплектования которого является данная организация).

Произвольное уменьшение сроков хранения документов не допускается. В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены.

27.10.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

По этой теме также см.:

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации.