Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ»

Порядок оформления реквизита «Гриф утверждения» регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (п.52 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в п.52 Инструкции по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, как правило, определяется табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации. При этом может быть использован примерный перечень документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству).

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).

Обязательному утверждению также подлежат акты, планы, программы и некоторые виды протоколов (в том случае, если решения, принятые на заседании, выходят за пределы компетенции данного коллегиального органа).

Утверждение документа осуществляется должностным лицом, имеющим на это соответствующие полномочия.

Документ может утверждаться:

1) изданием распорядительного документа;

2) должностным лицом (посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица).

Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с доведением до сведения и т.п.).

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью организации.

Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, если документ утверждается должностным лицом. Составные части этого реквизита печатаются через один межстрочный интервал.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Скрипник 13.03.2014  одинарный

Обратите внимание! Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания трудового коллектива 17.03.2014 № 15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в название должности включают полное наименование организации.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита «Наименование организации - автора документа».

Пример УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «АВС» Подпись Б.В.Шуров 13.03.2014 УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Электроника» Подпись А.П.Маркин 13.03.2014

21.03.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»