Материал помещен в архив

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п.52 Инструкции по делопроизводству).

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, как правило, определяется табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации. При этом может быть использован примерный перечень документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 3 к Инструкции по делопроизводству исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.), а также акты, планы, программы и некоторые виды протоколов (в том случае, если решения, принятые на заседании, выходят за пределы компетенции данного коллегиального органа).

Утверждение документа осуществляется должностным лицом, имеющим на это соответствующие полномочия.

Документ может утверждаться двумя способами (часть третья п.52 Инструкции по делопроизводству):

1) изданием распорядительного документа (составления протокола);

2) должностным лицом посредством проставления им в грифе утверждения собственноручной подписи.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Издание распорядительного документа

Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с доведением до сведения и т. п.).

Проставление грифа утверждения

В некоторых случаях гриф утверждения заверяется печатью организации.

Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Составные части этого реквизита печатаются через один межстрочный интервал или через дополнительный межстрочный интервал 6 пт.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Скрипник 13.11.2017 Одинарный или + 6 пт

Обратите внимание! Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания трудового коллектива 17.11.2017 № 15

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в название должности включают полное наименование организации.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами в пределах площади, отводимой для реквизита «Наименование организации - автора документа».

При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).

Пример УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «АВС» Подпись Б.В.Шуров 13.11.2017 УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Электроника» Подпись А.П.Маркин 13.11.2017

Для электронных документов электронная цифровая подпись лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть.

В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями четвертой-седьмой п.52 Инструкции по делопроизводству. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца электронной цифровой подписи, расположенной в особенной части.

29.11.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»