РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ»

Порядок оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от границы левого поля, после него ставится двоеточие и остается открытым, а относящаяся к нему информация печатается столбцом через интервал точно 14 пт (п.56 вышеназванной Инструкции, п.7.21 СТБ 6.38-2016).

Слова «листы» и «экземпляры» в тексте даются сокращенно - «л.» и «экз.».

В случае если прилагается лишь один экземпляр, количество допускается не указывать.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров.

Пример

Приложение:

на 8 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, затем приводится название каждого приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Пример

Приложение:

1. Список детских учреждений Ленинского района на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке детских учреждений к зимнему сезону на 5 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по приведенной ниже форме.

Пример

Приложение:

Письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 23.10.2017 № 1-4/257 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

При направлении приложения не по всем указанным в документе адресам отметку о его наличии оформляют по следующей форме.

Пример

Приложение:

на 2 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Пример

Приложение:

каталог подписных изданий в 3 экз.

Отметка о наличии приложения проставляется по вышеописанным формам в письмах, уведомлениях, докладных и объяснительных записках, актах, представлениях и других справочно-информационных документах.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. п.) и протоколах отметка о наличии приложения оформляется иначе. Так, в них указание на приложение дается в тексте, а сам документ-приложение оформляется как отдельный документ с грифом «Приложение». Отдельным реквизитом после текста отметка о наличии приложения не выделяется, а указание на него дается с помощью слов и выражений: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и т. п.

Пример

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. …

2. …

Главному бухгалтеру обеспечить составление отчета об использовании средств за 2016 год (по прилагаемой форме).

26.10.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»