РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О ПЕРЕНОСЕ ДАННЫХ НА МАШИННЫЙ НОСИТЕЛЬ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа между реквизитами «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)».

Отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки или с помощью штампа либо в виде штрихового кода (штрихкода). При оформлении отметки от руки она включает: слова «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

Пример

Информация перенесена
на машинный носитель

Подпись

И.И.Аронов

29.01.2018

Размеры реквизита «Отметка о переносе данных на машинный носитель» (штампа) могут быть 95 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.

Дополнительно в отметке могут указываться поисковые данные документа (в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, в локальном хранилище электронных документов организации и др.).

При необходимости штрихкод может проставляться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение его на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа без затрагивания текста и других реквизитов.

05.02.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»