Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ВИЗЫ»

Порядок оформления реквизита регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Визы - это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием (п.50 Методических указаний).

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации или структурном подразделении (на последнем листе копии).

Внутренние документы визируются на первом экземпляре.

Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит:

• из наименования должности визирующего;

• его личной подписи;

• расшифровки подписи;

• даты.

Слова «согласовано», «виза» при этом не указываются.

Пример Юрисконсульт Подпись        М.А.Радкович 28.04.2014

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Пример 0 пт ► Заведующий архивом одинарный   Подпись 17.04.2014 2 пт ► Н.О.Рыжов               полуторный     Юрисконсульт одинарный     Подпись 17.04.2014 2 пт ► А.А.Мармеладова

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример 0 пт ► Заведующий общим отделом одинарный   Подпись 14.02.2013 2 пт ► Т.М.Степаненко           С проектом не согласна. Замечания прилагаются.

Приказ по личному составу после подписания подлежит визированию теми работниками, на которых распространяется его действие. Такие визы называют визами ознакомления с документом. Виза включает в себя слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи и дату.

Визы ознакомления работников с приказом по личному составу обычно располагают после реквизитов «Подпись» и «Виза» на лицевой или оборотной стороне приказа.

Пример 0 пт ► С приказом ознакомлены: 4 пт ► Подпись 6 пт ► А.В.Буров 29.04.2014                                   Подпись     А.С.Смирнова 29.04.2014

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным п.60 Инструкции по делопроизводству.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование. Для ускорения согласования можно использовать электронную почту либо тиражирование документа для каждого конкретного исполнителя.

Справочно Для более детального изучения см. «Как правильно располагать визы должностных лиц организации в приказе, докладной записке?».

20.05.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»