Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ»: ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

Понятие и необходимость использования

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий правовой характер его содержанию.

Утверждение является особым способом удостоверения документа после его подписания.

Гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы отдельным видам и разновидностям документов.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п.52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.2 и 3 п.52 Инструкции по делопроизводству слово «сила» заменено словом «значимость» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных правовых актах.

Гриф утверждения оформляется в:

• планах работы архивов, актах приема-передачи дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (приложения 2 и 6 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложениями 2 и 6 к Правилам № 143 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118;

• актах о приеме-передаче основных средств (приложение 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 № 23);

• заданиях на проведение опроса с использованием полиграфа (приложение 3 к Инструкции о порядке проведения органами государственной безопасности Республики Беларусь опроса с использованием полиграфа, утвержденной постановлением Комитета государственной безопасности Республики Беларусь от 27.11.2014 № 31).

Перечень иных документов, подлежащих утверждению, устанавливается организацией и закрепляется на локальном уровне.

Утверждение документа осуществляется должностным лицом либо коллегиальным органом, в компетенцию которого входит решение содержащихся в документе вопросов.

Документ может утверждаться двумя способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или

2) издания распорядительного документа (составления протокола) (п.7.17 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Требования к оформлению

1. Реквизит «Гриф утверждения» помещается в правом верхнем углу первого листа документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля. Однако нормативные правовые акты, устанавливающие формы документов, могут предусматривать и другое место расположения данного реквизита. Например, в годовом разделе сводной описи дел постоянного хранения один из грифов утверждения располагается в конце документа.

2. При оформлении документов, подлежащих утверждению, использование бланков с продольным расположением реквизитов не допускается (часть шестнадцатая п.52 Инструкции по делопроизводству).

На этом основании не допускается оформление утверждаемых документов на бланках в государственных органах и организациях, так как бланки в таких органах (организациях) должны содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь и в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» должны оформляться на двух языках с продольным расположением реквизитов.

3. При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из:

- слова «УТВЕРЖДАЮ»;

- наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.);

- его собственноручной подписи;

- расшифровки подписи (инициалы, фамилия);

- даты утверждения (часть четвертая п.52 Инструкции по делопроизводству).

Пример   УТВЕРЖДАЮ   Директор предприятия Подпись А.И.Левко 23.09.2019

4. При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Пример   УТВЕРЖДАЮ   Директор Белорусского национального института… Подпись И.И.Иванов 23.09.2019

5. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения помещаются на одном уровне. Наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, утвердивших документ, а собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилия) помещаются на одном уровне.

Пример УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Директор Белорусского республиканского фонда… Подпись И.И.Соколов 23.09.2019 Директор Белорусского национального института… Подпись И.И.Иванов 23.09.2019

6. Распорядительный документ в целях утверждения другого документа целесообразно составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т. п.).

Документы могут утверждаться и протоколом коллегиального органа, комиссии. При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Пример   УТВЕРЖДЕНО   Приказ директора общества 25.10.2019 № 75

Пример   УТВЕРЖДЕНО   Протокол заседания аудиторского комитета 25.10.2019 № 69

В хозяйственных обществах, имеющих коллегиальный исполнительный орган, большинство локальных правовых актов утверждается решением, оформленным в протоколе заседания коллегиального органа. Тогда гриф утверждения может включать в себя и номер такого решения.

Пример   УТВЕРЖДЕНО   Протокол заседания Правления банка (решение № 5) 25.10.2019 № 95

7. Датой утверждаемого документа является дата его утверждения. Дата в грифе утверждения проставляется лицом, утвердившим документ, собственноручно (обозначения месяца и года допускается печатать согласно части четвертой п.46 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении документа приказом (иным распорядительным документом) или протоколом дата в грифе утверждения может быть напечатана целиком, так как она в этом случае будет соответствовать дате приказа (дате подписания приказа) либо протокола (дате проведения заседания коллегиального органа).

Нормативные правовые акты

Для нормативных правовых актов установлен особый порядок утверждения.

Утвержденные нормативные правовые акты являются неотъемлемой частью нормативных правовых актов, которыми они утверждены (п.3 ст.21 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

В грифе утверждения указываются:

• слово «УТВЕРЖДЕНО» (прописными буквами);

• вид утверждающего акта с прописной буквы в именительном падеже;

• дата принятия (издания), регистрационный номер утверждающего акта.

В грифе утверждения указываются также сведения об изложении утвержденного акта в новой редакции (в последней новой редакции, если утвержденный акт неоднократно излагался в новой редакции), а также о дополнении акта утвержденным актом.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 06.02.2019 № 19

Электронные документы

В электронных документах в реквизите «Гриф утверждения» (при утверждении должностным лицом) указываются наименование должности лица, имеющего право подписывать (утверждать) электронный документ, его инициалы и фамилия (п.30 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.30 Инструкции № 19 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» (при утверждении должностным лицом), «Гриф согласования» (при согласовании должностным лицом) указываются наименование должности лица, которое будет подписывать, утверждать, согласовывать ЭД, его инициалы и фамилия.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор общества   А.И.Левко

21.10.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела